Работа с несколькими базовыми планами

Для сохранения базового плана в Project Professional следует использовать команду Проект – Задать базовый план – Задать базовый план.

Работа с несколькими базовыми планами MS Project

В диалоговом окне Задание базового плана определить, для всего проекта или выделенных задач сохраняется базовый план. При сохранении для выбранных задач следует определить, как будет происходить пересчет параметров базового плана для суммарных задач – только для выбранных или же для суммарных задач всех уровней. Затем щелкнуть ОК.

Работа с несколькими базовыми планами MS Project

После сохранения базового плана в Диаграмме Ганта с отслеживанием будет отображаться по два отрезка для каждой задачи – серый отрезок базового плана, синий или красный – текущего.

Работа с несколькими базовыми планами MS Project

При смещении сроков текущего плана на диаграмме Ганта с отслеживанием будет отображаться сдвиг синих и красных отрезков относительно серых. Отклонение в цифрах можно увидеть в таблице Отклонение (столбцы Отклонение начала, Отклонение окончания), Трудозатраты (Отклонение трудозатрат), Затраты (Отклонение затрат).

Работа с несколькими базовыми планами MS Project

Для сохранения следующих базовых планов необходимо:

  • Сначала сохранить данные предыдущего базового плана в резервный (базовый план1, базовый план2 и т.д.). Для этого выполнить команду Проект – Задать базовый план – Задать базовый план. В диалоговом окне Задание базового плана выбрать Задать промежуточный план, затем в поле Скопировать выбрать Базовый план, в поле В – Базовый план1 (в дальнейшем Базовый план2 и т.п.) и щелкнуть ОК:

Работа с несколькими базовыми планами

Затем повторить команду Проект – Задать базовый план – Задать базовый план. В диалоговом окне оставить выбранной опцию Задать базовый план и щелкнуть ОК.

Работа с несколькими базовыми планами MS Project

В появившемся диалоговом окне в ответ на предложение перезаписать базовый план следует щелкнуть кнопку Да.

Работа с несколькими базовыми планами MS Project

В таком сценарии нет необходимости перенастраивать все отчеты в системе каждый раз при сохранении нового базового плана, в отчеты всегда будет попадать последний план, сохраненный в базовом плане 0. При необходимости сравнений можно построить отчет со столбцами из нескольких базовых планов, например, Базовое окончание1, Базовое окончание5 и т.д.

Данные из базовых планов 0, 1, 2 можно одновременно увидеть в представлении Диаграмма Ганта с несколькими планами.

Настройка категорий безопасности

Задача

Руководитель проекта должен видеть в Центре проектов все проекты, может просматривать страницы сведений о проекте, но редактировать может только свои проекты.

Задача, как обычно, решается через настройку категорий безопасности.

Параметры PWA – Управление категориями.

Задача про безопасность в Project Online

Проверяем настройки категории Мои проекты:

Задача про безопасность в Project Online

Обращаем внимание на флажок Пользователь является владельцем проекта или управляющим назначениями в рамках проекта.

Внизу в разделе Разрешения для группы Руководители проектов задаем разрешения согласно нашим политикам.

Задача про безопасность в Project Online

Создаем новую категорию Все проекты:

Задача про безопасность в Project Online

Добавляем эту категорию для группы Руководители проектов.

Задача про безопасность в Project Online

Проставляем разрешения для остальных проектов:

Задача про безопасность в Project Online

Проверяем:

Пользователь User1, который является руководителем проектов, заходит в систему:

Задача про безопасность в Project Online

Он открывает свой проект:

Задача про безопасность в Project Online

Кнопка Изменить на ленте активна.

Задача про безопасность в Project Online

Пользователь User1 видит все проекты в Центре проектов:

Задача про безопасность в Project Online

Открывает не свой проект:

Задача про безопасность в Project Online

Не видит страниц сведений о проекте, т. к. такого флажка в разрешениях не было, но может просмотреть календарный план в соответствии с разрешением:

Задача про безопасность в Project Online

Кнопка Правка недоступна:

Задача про безопасность в Project Online

Задача решена.

Выбор точки отсчета

Выбор типа планирования – прямое (От даты начала) или обратное (От даты окончания) – выполняется в окне Проект – Сведения о проекте.

Выбор точки отсчета в MS Project

При выборе планирования От даты начала ко всем задачам по умолчанию применяется временное ограничение Как можно раньше. Можно определить дату начала, а дата окончания будет рассчитываться автоматически по данным плана, с учетом длительностей задач и связей между задачами.

При выборе планирования От даты окончания ко всем задачам по умолчанию применяется временное ограничение Как можно позже. Можно определить дату окончания, а дата начала будет рассчитываться автоматически по данным плана, с учетом длительностей задач и связей между задачами.

Не рекомендуется в уже готовом плане менять тип планирования. Если это необходимо сделать – следует отобразить в таблице столбец Тип ограничения  и скорректировать ограничения исходя из логики задач.

Саму дату (начала или окончания) можно корректировать в дальнейшем по мере надобности – когда надо перенести проект, пересчитать план, исходя из новой «точки отсчета».

Начальные сведения о проекте

Для того, чтобы указать для локального проекта его название, фамилию руководителя, название организации, можно использовать диалоговое окно Файл – Сведения – Сведения о проекте – Дополнительные свойства:

Начальные сведения о проекте в MS Project

Записанные в этом окне сведения затем можно использовать в печатных формах и отчетах, выбирая их для отображения в колонтитулах.

Начальные сведения о проекте в MS Project

Название проекта отобразится в суммарной задаче проекта, а то, что записано в поле Комментарии – в заметках суммарной задачи.

Выбор режима планирования

Для того, чтобы программа рассчитала расписание проекта (составила календарно-сетевой график), необходимо использовать автоматический режим планирования.

По умолчанию новые задачи добавляются в план с выбранным ручным планированием. В строке состояния внизу экрана можно увидеть индикатор-кнопку:

Выбор режима планирования в MS Project

Нажав на эту кнопку, можно изменить режим планирования на автоматическое планирование для новых задач в конкретном проекте:

Выбор режима планирования в MS Project

Для того, чтобы установить этот режим по умолчанию во всех новых проектах, необходимо открыть окно Файл – Параметры на вкладке Расписание.

Выбор режима планирования в MS Project

Далее в группе команд Параметры планирования для этого проекта: выбрать Все новые проекты

Выбор режима планирования в MS Project

Далее ниже в строке Новые задачи: выбрать Автоматическое планирование

Выбор режима планирования в MS Project

И щелкнуть кнопку ОК внизу окна.

 

Как сделать светофор?

Поля с графическими индикаторами (светофоры) удобно использовать в таблицах для визуализации статусов проектов, задач, ресурсов. Они могут заполняться вручную, выбором из таблиц подстановки, содержать в себе формулы.

Наиболее частый запрос – создать светофор по стандартному полю, которое уже есть в системе – например, [% завершения] или [Отклонение окончания]. Настройки стандартных полей изменить невозможно. Но можно создать поле с формулой, приравнивающей его к стандартному полю. И вот уже для этого настраиваемого поля определить графические индикаторы.

Как сделать такое поле в Project Professional?

  • В Project Professional перейти на вкладку ленты Формат и щелкнуть кнопку Настраиваемые поля.

Как сделать светофор в Project

  • Выбрать переключателем таблицу, в которой будет создаваться новое поле, например, задача.
  • Справа выбрать тип данных для нового поля, соответствующий типу данных поля, к которому мы приравниваем, например, для визуализации % завершения используем тип Число.

Как сделать светофор в Project

  • Дать название вашему индикатору, переименовав ближайшее свободное поле, и щелкнуть ОК.

Как сделать светофор в Project

  • В группе команд Настраиваемые атрибуты нажать кнопку Формула.

Как сделать светофор в Project

  • Щелкнуть кнопку Поле в группе команд Вставка и выбрать поле, к которому приравниваем, из списка. В моем примере – Поле – Число — % завершения. Имя поля также можно написать вручную в квадратных скобках. После составления формулы щелкнуть ОК.

Как сделать светофор в Project

  • После ввода формулы Project обычно выдает сообщение о том, что все данные в этом столбце будут заменены на вашу формулу. Поскольку мы ранее ничего в этом столбце не хранили, смело щелкаем ОК.
  • Далее надо определиться, что в нашем столбце будет записываться в суммарные строки, будут ли рассчитываться эти формулы для назначений в представлениях, где назначения присутствуют.

Как сделать светофор в Project

  • И, наконец, щелкнуть кнопку Графические индикаторы.

Своя логика для отображения индикаторов может быть задана на уровне задач, суммарных задач, суммарной задачи проекта.

Как сделать светофор в Project

  • Для суммарных задач указать свою логику либо наследование условий от несуммарных, далее щелкнуть кнопку Продолжить:

Как сделать светофор в Project

  • Щелкнуть ОК, затем еще раз ОК.
  • Далее в нужные представления добавить настроенное поле:

Как сделать светофор в Project

Задействования – инструмент согласования использования ресурса

Сравнительно новый инструмент в Project Server (начиная с 2016 версии) и в Project Online служит для согласования в системе использования ресурсов с их руководителями.

Для того, чтобы ресурс подлежал согласованию, необходимо проставить в поле Требуется задействование значение Да. Это можно сделать в Центре ресурсов, открыв страницу ресурса для редактирования и поставив флажок Ресурс требует утверждения для всех назначений проекта.

Задействования в Project

Руководитель проекта работает с задействованиями через Project Professional. После создания проектной группы при попытке назначить такой ресурс на задачи руководитель проекта увидит в столбце с индикаторами сообщение Назначение для этой задачи требует задействования или конфликтует с существующим.

Задействования в Project

При щелчке правой кнопки мыши по сообщению можно просмотреть данные в представлении Использование задач или переключиться в Инспектор задействований.

Задействования в Project

Для работы с задействованиями существует представление План ресурсов со своей вкладкой ленты Задействования.

Задействования в Project

Задействования в Project

Также для упрощения работы создан инструмент Инспектор задействований.

Задействования в Project

В плане ресурсов можно создавать задействования (запросы на использование ресурса), отправлять их на рассмотрение руководителю ресурсов, обновлять статусы своих запросов.

Задействования в Project

В задействовании можно запросить ресурс, указать временные рамки, количество часов или % загрузки ресурса, написать обоснование.

Руководитель ресурсов работает в браузере на специальной странице Запросы на ресурсы, на которую можно перейти из Центра ресурсов, с вкладки Ресурсы.

Задействования в Project

Здесь размещается список всех запросов на предварительно отмеченный в Центре ресурсов список ресурсов. Можно предложить руководителю проекта использовать другой ресурс вместо заказанного, выделить его на другой объем времени, принять или отклонить запрос.

Задействования в Project

На вкладке Параметры возможна настройка периода времени для отображения запросов, а также единиц трудозатрат и цены деления шкалы времени.

На вкладке Задействования можно добавлять задействования вручную, корректировать и удалять их.

Задействования в Project

Задействования в Project

Просмотр запросов возможен в разных представлениях, а также в виде таблицы или с повременной детализацией.

Импорт локальных проектов в Project Online

Разберем еще один частый запрос. До внедрения Project Online руководители проектов работали в локальном Project, сохраняли свои проекты в файлах на диске и в сети. Как теперь поместить эти локальные проекты на сервер? Ответ – воспользоваться мастером импорта, который поможет процедуру выполнить без ошибок.

  • Запустить Project Professional
  • Убедиться, что вы подключены к Project Online. Как? Во-первых, на вкладке Файл – Сведения появится информация о текущем подключении, во-вторых, внизу экрана, в строке состояния, между словом Готово и кнопкой Новые задачи есть индикатор в виде глобуса.
  • Щелкнуть Файл – Открыть – Обзор

Импорт локальных проектов в Project Online

  • Найти свой файл с локальным проектом.
  • Щелкнуть Файл – Сохранить как.
  • Убедиться, что вы подключены к Project Web App
  • Отметить флажок Использовать мастер импорта и щелкнуть Сохранение.

Импорт локальных проектов в Project Online

  • В форме Импорт проекта выбрать Сопоставить ресурсы. Программа сверит ваши локальные ресурсы из файла с корпоративным пулом ресурсов на сервере.
  • Убедиться, что для всех ресурсов в поле Сопоставить с корпоративным ресурсом стоит Да и щелкнуть ОК. Либо определить, какие из ресурсов вашего локального проекта следует оставить локальными.
  • На панели Импорт проекта щелкнуть Перейти к шагу 2.

Импорт локальных проектов в Project Online

  • Над кнопкой Проверить ресурсы вы можете увидеть количество локальных ресурсов и число ошибок, которые могут возникнуть при импорте. Если необходимо, решить этот вопрос и щелкнуть Перейти к шагу 3.

Импорт локальных проектов в Project Online

  • Над кнопкой Сопоставление полей вам предлагается сопоставить локальные и корпоративные поля. Бывает, что в локальном проекте используются настраиваемые поля, аналогичные по названию корпоративным. При необходимости выполнить сопоставление.. Щелкнуть Перейти к шагу 4.
  • В блоке Подтвердить задачи сверить указанное количество задач с реальным количеством задач, отображаемых на Диаграмме Ганта и щелкнуть Перейти к шагу 5.
  • В блоке Полный импорт щелкнуть кнопку Сохранить.

Импорт локальных проектов в Project Online

  • На форме Сохранить в Project Web App, в поле Название указать Project Импорт_Практика и щелкнуть Сохранить

Импорт локальных проектов в Project Online

  • Закрыть панель Импорт проекта.

Импорт локальных проектов в Project Online

  • Мастер импорта не публикует проект! Поэтому щелкнуть ФайлОпубликовать (на вкладке Сведения).
  • Щелкнуть Файл – Закрыть.
  • В форме щелкнуть Да, чтобы вернуть проект.

Подключение к Project Online из Project Professional

Довольно частая проблема возникает при переходе на серверный Project, когда руководителям проектов надо поместить свои локальные проекты, сохраненные в виде файлов на компьютере или в сети, в Project Online (Project Server). Для того, чтобы это сделать, сначала надо настроить подключение.

  • ЗапуститьProject Professional для Office 365
  • Щелкнуть ФайлСведения  Подключение к Project Online из Project Professional  — Подключение к Project Online из Project Professional
  • На странице Сведения щелкнуть Управление учетными записями

Подключение к Project Online из Project Professional

  • В диалоговом окне щелкнуть Добавить и заполнить значения.
    • В поле Имя учетной записи набрать Project Online
    • В поле URL-адрес сервера Project Server набрать URL для PWA, который вам дал ваш администратор Project Online.

Подключение к Project Online из Project Professional

 

Подключение к Project Online из Project Professional

  • Щелкнуть OK.
  • Перезапустить Project Professional, выбрать свой профиль при запуске.

Подключение приложения в Power BI

Для подключения приложения с отчетами в Power BI необходимо сначала нажать кнопку Получить данные (Get data) в левом нижнем углу экрана

Подключение приложения в Power BI

Найти и щелкнуть кнопку Get (Получить) на плитке Services (Службы).

В списке приложений найти Microsoft Project Online и щелкнуть Get it now (Получить сейчас)

Подключение приложения в Power BI

В следующем окне вставить URL-адрес сайта с pwa, который обычно выглядит так

https://ваш_домен.sharepoint.com/sites/pwa

В поле для выбора языка вручную впечатать цифру 1 и щелкнуть кнопку Next (Далее)

Подключение приложения в Power BI

На следующем шаге в поле Authentication следует выбрать OAuth2 и щелкнуть Sign In (Войти).

При необходимости ввести логин и пароль пользователя.

Далее нужно дождаться загрузки данных, щелкнуть плитку приложения Microsoft Project Online.

Подключение приложения в Power BI

В приложении содержится панель мониторинга (dashboard) с возможностью задавать вопросы и получать визуализированные ответы, а также с доступом к 13 различным отчетам по портфелю проектов, загрузке ресурсов, вехам, рискам, и отдельным проектам и ресурсам.

Подключение приложения в Power BI

Подключение приложения в Power BI