Задачи Метка

Веха (milestone) – важное (ключевое) событие проекта, контрольная точка, в которой будет понятно, что достигнут определенный промежуточный результат проекта.

Обычно в списке задач в MS Project вехи формулируются так: что-то утверждено, что-то завершено, что-то подписано. Т.е. веха констатирует совершение какого-то факта.  В качестве вех часто указывают подписание актов, получение денег на проект. Также принято в конце каждой крупной группы работ (суммарной задачи) ставить «техническую» веху – Группа работ завершена, даже если по смыслу в конце этой группы не подписывается никаких документов.

Руководству, которому вы отчитываетесь, часто не до подробностей проекта, отчетность «по вехам» — общепринятая практика.

Веха обычно не имеет длительности. Поэтому самый простой способ пометить задачу как веху – в столбце Длительность поставить 0, т.е. задать нулевую длительность. Project сразу изменит оформление такой задачи в диаграмме (она будет обозначена ромбом, по умолчанию).

Но иногда бывает нужно пометить как веху задачу с ненулевой длительностью (я считаю это вредной практикой, но тем не менее),

Для пометки задачи как вехи надо открыть окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по задаче) и на вкладке Дополнительно поставить флажок Пометить задачу как веху и нажать ОК:

Задача с ненулевой длительностью будет помечена вехой:

О том, какие типы связей бывают и как можно установить связь между задачами – в статьях по ссылкам.

Как изменить тип связи ОН (FS), который устанавливается по умолчанию, на другой?

Способ 1.

В диаграмме дважды щелкнуть по стрелке, соединяющей задачи, и выбрать другой тип связи:

Затем нажать ОК.

Способ 2.

Дважды щелкнуть по строке с задачей-последователем, откроется диалоговое окно Сведения о задаче. На вкладке Предшественники в строке с нужной связью изменить ее тип:

Затем нажать ОК.

Способ 3.

На вкладке Задачи в разделе Свойства нажать кнопку Отобразить сведения о задаче . В нижней части окна откроется Форма задачи. В табличной части Предшественники также можно изменить тип связи:

Способ 4.

Лично я считаю его наиболее удобным. В столбце Предшественники для задачи-последователя записать номер (идентификатор) задачи-предшественника с нужным типом связи, например, 3НН или 4ОО. Для типа связи ОН можно не указывать буквы, достаточно номера предшественника, например, 5. Если предшественников несколько – перечисляем их через точку с запятой: 4нн;6оо;7. Для английской версии в качестве разделителя может использоваться запятая: 4ss,6ff,7

Также во всех типах связей могут использоваться запаздывания и опережения. Об этом в другой статье.

Бывают задачи, длительность которых зависит от других задач.

Например, на объекте нужно осуществлять контроль силами сторонней организации, услуги которой стоят весьма дорого. Начать контролировать нужно строго с началом одной из задач, а закончить строго с окончанием другой.

Длительность задачи определить заранее не получается, т.к. при изменении длительностей подконтрольных задач, ее длительность также должна измениться.

Для планирования таких задач профессионалы-практики используют технический прием, который называют задачей-«гамаком». «Гамак» развешивается между двумя точками – началом или окончанием одной и другой задач с помощью специальной вставки со связью.

Предположим, нам надо развесить гамак от начала Задачи 1 до конца Задачи 3:

Поместив курсор в ячейку с началом Задачи 1, скопируем эту ячейку.

Далее щелкнем в ячейке с началом задачи-гамака (я специально в примере использую это название) правой кнопкой мыши и выберем команду Специальная вставка. В окне Специальная вставка нажмем кнопку Связать и кнопку ОК:

В правом нижнем углу ячейки с началом задачи-гамака появится серый треугольник, указывающий на связь этой ячейки с другой:

Если теперь дважды щелкнуть по ячейке с серым треугольником, курсор укажет ячейку, из которой берутся связанные данные.

Аналогично поступим с датой окончания. Выделив ячейку с окончанием Задачи 3, скопируем ее. Поместив курсор в ячейку с окончанием задачи-гамака, щелкнем правой кнопкой мыши по ней и выберем Специальная вставка – Связать – ОК.

Программа спланирует задачу-гамак по заданным датам:

И при изменении длительностей исходных задач будет пересчитывать длительность гамака:

Чего мы и добивались.

Еще примеры гамаков:

В этом примере гамак развешивается от начала и до конца этапа.

А здесь гамак развесили между двумя задачами.

Будьте осторожны с гамаками, не злоупотребляйте ими. Ведь этот прием действительно не логический, а технический. И уж тем более, не стоит на одну и ту же задачу вешать и обычные связи между задачами (см. материал о типах связей) и связи со специальной вставкой.

О том, как избавиться от некорректно составленных связей со специальной вставкой – в другом материале.

Для построения динамического календарного плана, который будет меняться при изменении сроков выполнения отдельной работы, необходимо использовать связи между работами.

По PMBOK связи бывают обязательные, произвольные и внешние. Обязательные связи обусловлены технологией выполнения работ. Например, нельзя возводить стены дома, пока не заложен фундамент, или нельзя приступать к редактированию текста, который еще не написан. Произвольные связи устанавливает руководитель проекта, исходя из соображений удобства управления, особенностей конкретного проекта. Внешние связи – связи между проектами, когда начало какой-либо работы в одном проекте зависит от выполнения работы в другом.

К сожалению, в MS Project нет возможности штатно различать связи обязательные и произвольные. Если руководитель проекта нуждается в таком различении, нужно применять разное форматирование или использовать заметки задачи либо настраиваемый столбец для хранения информации о виде связи.

Для установки связи между двумя задачами нужно понять, какая из задач в паре будет главной, определяющей, а какая – зависимой. Главная задача называется предшественником, зависимая – последователем. MS Project поддерживает 4 типа связей:

• Окончание – начало (Finish-to-Start) – ОН

Если между задачами № 1 и 2 стоит такая связь, это означает, что задача 2 (последователь) не может начаться раньше, чем окончится задача 1 (предшественник).

Это самый распространенный тип связи, поэтому он применяется по умолчанию, когда вы решаете связать задачи. Пока не закончится задача 1, не может начаться задача 2.

• Начало– Начало (Start-to-Start) – НН

Если между задачами № 1 и 2 стоит такая связь, это означает, что задача 2 (последователь) не может начаться раньше, чем начнется задача 1 (предшественник).

Этот тип связи применяется для ускорения работы. По сути, это запараллеливание работ. Но пока не начнется задача 1, задачу 2 начинать нельзя. Например, написанные тексты (задача 1) должны редактироваться (задача 2). В принципе, эти работы можно выполнять параллельно, но пока автор не напишет какой-то текст, редактировать будет нечего.

• Окончание – Окончание (Finish-to-Finish) – ОО

Если между задачами № 1 и 2 стоит такая связь, это означает, что задача 2 не может окончиться раньше, чем окончится задача 1.

Этот тип тоже применяется для ускорения работы, запараллеливая задачи. Пока не закончится задача 1 (предшественник), задачу 2 заканчивать нельзя. Например, пока не закончится строительство дома (задача 1), заканчивать вывоз мусора (задача 2) нельзя.

• Начало — Окончание (Start-to-Finish) – НО

Если между задачами № 1 и 2 стоит такая связь, это означает, что задача 2 не может окончиться раньше, чем начнется задача 1.

Экзотический тип связи, применяется редко, в тех случаях, когда определяющую роль в связи играет не та задача, которая заканчивается, а та, которая начинается. Для лучшего понимания проиллюстрирую примером. Первая задача – подготовка студентов к экзамену, вторая – сам экзамен. В принципе, сначала студенты готовятся, потом наступает экзамен. Но если между этими двумя задачами поставить связь Окончание-Начало, получится, что пока студенты не закончат подготовку, экзамен начинать нельзя. Сами понимаете, что в этом случае мы рискуем никогда не начать экзамен J. Мы меняем задачи местами и применяем к ним тип связи Начало – Окончание. Теперь пока не начнется экзамен (задача 1), студенты должны готовиться (задача 2).

Длительность – это количество рабочих периодов между временем начала и временем окончания задачи. Т.е. если мы приступаем к задаче утром в понедельник, а заканчиваем вечером в пятницу – длительность – 5 дней. Мы можем посвятить непосредственной работе над задачей не полный рабочий день, а по 2 часа в день, например. Тогда трудозатраты этой задачи будут равны 10 часов.

Т.е. длительность и трудозатраты – две разные временные оценки задач.

Для ввода оценок длительности используется столбец Длительность в таблице задач. Вводим количество единиц времени и их буквенное обозначение, без пробелов и точек.

Например: 6н, 5мес, 3,5д.

По умолчанию, длительность оценивается в днях. Буквенное обозначение дней в этом случае можно не указывать. Если в нашем проекте чаще используются другие единицы времени  для оценки – настройку можно сменить (см. Настройка единиц времени по умолчанию).

Длительность можно оценивать в:

Единица	Обозначение в русской версии	Обозначение в англ.версии
минутах	м	m
Часах	ч	h
Днях	д	d
Неделях	н	w
Месяцах	мес	mo

Длительность может быть задана в дробных единицах, а также в астрономических.

 

	ПЛАНИРОВАНИЕ ОТ ДАТЫ НАЧАЛА	ПЛАНИРОВАНИЕ ОТ ДАТЫ ОКОНЧАНИЯ
ГИБКИЕ	КАК МОЖНО РАНЬШЕ (ASAP) КАК МОЖНО ПОЗЖЕ (ALAP)
СРЕДНИЕ МОГУТ ЗАТЯНУТЬ СРОКИ ПРОЕКТА	НАЧАЛО НЕ РАНЕЕ (SNET) ОКОНЧАНИЕ НЕ РАНЕЕ (FNET)	НАЧАЛО НЕ ПОЗДНЕЕ (SNLT) ОКОНЧАНИЕ НЕ ПОЗДНЕЕ (FNLT)
ЖЕСТКИЕ МОГУТ ВЫЗВАТЬ КОНФЛИКТ ПЛАНИРОВАНИЯ	НАЧАЛО НЕ ПОЗДНЕЕ(SNLT), ОКОНЧАНИЕ НЕ ПОЗДНЕЕ(FNLT), ФИКСИРОВАННОЕ НАЧАЛО(MSO), ФИКСИРОВАННОЕ ОКОНЧАНИЕ(MFO)	НАЧАЛО НЕ РАНЕЕ(SNET), ОКОНЧАНИЕ НЕ РАНЕЕ(FNET), ФИКСИРОВАННОЕ НАЧАЛО (MSO), ФИКСИРОВАННОЕ ОКОНЧАНИЕ (MFO)

1 способ.

Если нужно установить среднее ограничение (см. Классификация ограничений), достаточно установить дату начала или окончания задачи (столбцы Начало и Окончание).

При планировании от начала:

Столбец Начало – ограничение Начало не ранее (SNET)

Столбец Окончание – ограничение Окончание не ранее (FNET)

При планировании от окончания:

Столбец Начало – ограничение Начало не позднее (SNLT)

Столбец Окончание – ограничение Окончание не позднее (FNLT)

2 способ.

Открыть диалоговое окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по задаче) и на вкладке Дополнительно выбрать тип временного ограничения и, если нужно, дату. Дата ограничения определяется для средних и жестких ограничений.

Когда на задачу установлено среднее ограничение, в столбце Индикаторы появляется индикатор с синим квадратиком , когда жесткое – с красным . Гибкие ограничения индикаторов не имеют.

Читайте также о том, как избавиться от ненужных ограничений.

То, как выглядит информация о проекте на экране, называется представлением (view). Все представления можно разделить на представления задач и представления ресурсов. Представления могут содержать таблицы, диаграммы и формы, могут быть одиночными и комбинированными.

Для смены представлений используются различные способы. Первый – с помощью ленты. На вкладках Задача, Ресурс в разделе Вид можно найти кнопку смены представления соответствующего типа:

Также на вкладке Вид в разделах Представления задач, Представления ресурсов можно выбрать подходящее к случаю представление и настроить его под свои нужды с помощью остальных разделов вкладки (о настройке я буду рассказывать позже):

Самый быстрый способ смены представления – щелчок правой кнопкой мыши по серой полосе с названием представления в левой части экрана и выбор нужного представления из контекстного меню:

Если какую-то задачу надо выполнять по графику, отличному от графика всего проекта, можно определить для нее свой календарь. Например, профилактические работы, ремонтные, установку программного обеспечения нужно производить в то время, когда людей не будет в помещениях, например, в выходные дни.

Если для задачи определен другой календарь, MS Project будет планировать ее выполнение по этому календарю.

Для того, чтобы задать календарь для задачи, надо его сначала создать или отредактировать в окне Изменить рабочее время (см. Настройка рабочего времени).

Далее открыть окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по строке с задачей). На вкладке Дополнительно в поле Календарь выбрать нужный, нажать ОК.

Теперь задача будет спланирована в соответствии с этим календарем.