Подключение к Project Online из Project Professional

Довольно частая проблема возникает при переходе на серверный Project, когда руководителям проектов надо поместить свои локальные проекты, сохраненные в виде файлов на компьютере или в сети, в Project Online (Project Server). Для того, чтобы это сделать, сначала надо настроить подключение.

  • ЗапуститьProject Professional для Office 365
  • Щелкнуть ФайлСведения  Подключение к Project Online из Project Professional  — Подключение к Project Online из Project Professional
  • На странице Сведения щелкнуть Управление учетными записями

Подключение к Project Online из Project Professional

  • В диалоговом окне щелкнуть Добавить и заполнить значения.
    • В поле Имя учетной записи набрать Project Online
    • В поле URL-адрес сервера Project Server набрать URL для PWA, который вам дал ваш администратор Project Online.

Подключение к Project Online из Project Professional

 

Подключение к Project Online из Project Professional

  • Щелкнуть OK.
  • Перезапустить Project Professional, выбрать свой профиль при запуске.

Подключение приложения в Power BI

Для подключения приложения с отчетами в Power BI необходимо сначала нажать кнопку Получить данные (Get data) в левом нижнем углу экрана

Подключение приложения в Power BI

Найти и щелкнуть кнопку Get (Получить) на плитке Services (Службы).

В списке приложений найти Microsoft Project Online и щелкнуть Get it now (Получить сейчас)

Подключение приложения в Power BI

В следующем окне вставить URL-адрес сайта с pwa, который обычно выглядит так

https://ваш_домен.sharepoint.com/sites/pwa

В поле для выбора языка вручную впечатать цифру 1 и щелкнуть кнопку Next (Далее)

Подключение приложения в Power BI

На следующем шаге в поле Authentication следует выбрать OAuth2 и щелкнуть Sign In (Войти).

При необходимости ввести логин и пароль пользователя.

Далее нужно дождаться загрузки данных, щелкнуть плитку приложения Microsoft Project Online.

Подключение приложения в Power BI

В приложении содержится панель мониторинга (dashboard) с возможностью задавать вопросы и получать визуализированные ответы, а также с доступом к 13 различным отчетам по портфелю проектов, загрузке ресурсов, вехам, рискам, и отдельным проектам и ресурсам.

Подключение приложения в Power BI

Подключение приложения в Power BI

Работа с группами и категориями пользователей

Задача: руководителям проектов надо иметь возможность просматривать планы коллег без права редактирования и планы подчиненных с возможностью редактирования.

Этот алгоритм применяется в случае использования режима разрешений Project.

  1. Заполняем таблицу подстановки для поля СДРес:

Параметры сервера – Корпоративные настраиваемые поля и таблицы подстановки.

Работа с группами и категориями пользователей в Project

  1. Указываем значение для поля СДРес для пользователей:

Параметры сервера – Управление пользователями, для каждого указываем значение.

Работа с группами и категориями пользователей в Project

В примере user15 по отношению к остальным находится на уровень ниже.

  1. Проверяем категорию Мои проекты:

Параметры сервера – Управление категориями – Мои проекты

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Указываем, какие представления может видеть пользователь для своих проектов, раскрываем раздел Разрешения, проверяем набор флажков разрешений по отношению к своим проектам:

Работа с группами и категориями пользователей в Project

  1. Создаем категорию Проекты коллег.

Параметры сервера – Управление категориями – Создать категорию.

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Определяем представления, в которых разрешается просматривать проекты коллег.

Определяем разрешения по отношению к проектам коллег в разделе Разрешения. Указываем в ней группу – Руководители проектов.

 

Работа с группами и категориями пользователей в Project

  1. Создаем категорию Проекты подчиненных.

Параметры сервера – Управление категориями – Создать категорию.

Работа с группами и категориями пользователей в Project

В разделе Разрешения добавляем группу Руководители проектов и определяем разрешения на проекты подчиненных:

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Проверяем.

Я – user3, ведущий специалист.

Могу открывать проект коллеги по СДРес, МОД Администратора, но не могу его редактировать:

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Могу открывать проект подчиненного, user15, и могу редактировать его:

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Работа с группами и категориями пользователей в Project

 

Типы планирования

MS Project  поддерживает 2 типа планирования: от даты начала и от даты окончания проекта.

По умолчанию, применяется планирование от даты начала. Пользователь вводит дату начала проекта, программа все задачи планирует как можно раньше, т.е. как можно ближе к этой дате начала, с учетом длительностей и связей. Дату окончания рассчитает программа.

Если выбрать планирование от даты окончания, пользователь будет вводить дату, когда завершается проект, и все задачи будут планироваться как можно позже, т.е. как можно ближе к дате окончания, с учетом длительностей и связей. Дату начала проекта рассчитает программа. Этот тип планирования, казалось бы, должен использоваться чаще, ведь нам чаще известна дата, к которой проект надо завершить. Однако есть ряд проблем, из-за которых предпочтительней планирование от даты начала.

При планировании от окончания используется временное ограничение как можно позже. Если проект уже стартовал, это сужает возможность резервирования времени. Также при планировании от окончания невозможно использовать метод бегущей волны. Пока не распишешь, не детализируешь все задачи, не сможешь понять, когда же надо начинать проект. Также не все инструменты программы будут работать при таком типе планирования.

Тип планирования и дата (начала или окончания проекта) выбираются в окне Сведения о проекте. В Project Professional это окно открывается из вкладки Проект:

Типы планирования в MS Project

Сначала выбирается тип планирования, потом – соответствующая дата. Если проект начинается (заканчивается) не с начала рабочего дня, и это принципиально, то в поле даты через пробел задаются и дата, и время начала (окончания). Затем следует нажать кнопку ОК.

Типы планирования в MS Project

Околокритический путь проекта

Иногда рассчитанный общий временной резерв настолько невелик, что задачу тоже можно считать критической. Например, если резерв задачи 1 день, в то время как длительности задач оцениваются неделями. За 1 день вряд ли можно успеть принять эффективное решение для того, чтобы избежать срыва сроков. И некритическая, казалось бы, задача легко может стать критической.

Хороший руководитель проекта оценивает не только критический, но и «околокритический» (near-critical) путь.

В MS Project есть хорошая настройка для анализа «околокритического» пути.

В окне Файл – Параметры на вкладке Дополнительно следует спуститься в самый низ вкладки и указать в поле Считать критическими задачи, имеющие резерв не более … дн – нужное значение. Затем нажать ОК.

«Околокритический» путь проекта в MS Project

Теперь программа и «околокритические» задачи будет отображать как критические.

Настройка рабочего времени

Для создания новых календарей и редактирования имеющихся используется окно Изменить рабочее время. В MS Project 2010 его можно открыть из вкладки Проект – кнопка Изменить рабочее время:

Настройка рабочего времени в MS Project

В предыдущих версиях из меню Сервис – Изменить рабочее время.

Для создания нового календаря следует нажать кнопку Создать новый календарь. В окне Создание базового календаря определить, будет новый календарь создаваться с нуля, на основе Стандартного календаря (без возможных праздников и изменений), или как копия одного из имеющихся, уже настроенных календарей. Далее надо задать имя нового календаря и нажать ОК.

Настройка рабочего времени в MS Project

Для редактирования созданного или имеющегося календаря надо выбрать его в списке Для календаря.

Рабочее время для выбранного календаря по умолчанию определяется на вкладке Рабочие недели. Следует выделить на этой вкладке строку [По умолчанию] и нажать кнопку Подробности…

В открывшемся окне Сведения о… для каждого дня недели можно определить график работы, выделяя дни в левом списке (можно несколько) и выбирая один из трех вариантов:

  • Использовать для этих дней значения времени по умолчанию – применить к дню стандартные для Project настройки.
  • Задать нерабочие дни – сделать выделенные дни выходными.
  • Задать дни для использования этих рабочих часов – задать собственные интервалы рабочего времени для этих дней:

Настройка рабочего времени в MS Project

При выборе последнего варианта записываем в таблице интервалы рабочего времени для выделенных дней (за исключением перерывов). После этого нажать ОК.

Также на вкладке Рабочие недели можно определить нестандартные рабочие недели. Например, в одну из недель проекта все сотрудники проходят обучение в первой половине дня, а работают над проектом только во вторую.

В этом примере на вкладке Рабочие недели в следующей свободной строке пишем название нестандартных недель – например, Обучение, и указываем сроки действия нестандартного графика:

Настройка рабочего времени в MS Project

После этого – нажимаем кнопку Подробности… и указываем график для этих дней, затем нажимаем ОК:

Настройка рабочего времени в MS Project

На вкладке Исключения определяется нестандартный график работы для определенных дат. Отличие от вкладки Рабочие недели в том, что можно указать не только нестандартный режим работы для конкретных дат, но и периодичность повторения такого режима работы:

Настройка рабочего времени в MS Project

Настройка единиц времени по умолчанию

По умолчанию, длительность вводится в рабочих днях, трудозатраты – в часах. Если мы в своем проекте оцениваем задачи в неделях или в месяцах, может быть неудобно каждый раз дописывать буквенное обозначение единицы времени в оценку.

Настройка по умолчанию выполняется в окне ФайлПараметры на вкладке Расписание. Здесь надо заполнить поля Длительность вводится в, Трудозатраты вводятся в, указав свои единицы.

Настройка единиц по умолчанию в MS Project

Затем нажать ОК.

Как сменить представление

То, как выглядит информация о проекте на экране, называется представлением (view). Все представления можно разделить на представления задач и представления ресурсов. Представления могут содержать таблицы, диаграммы и формы, могут быть одиночными и комбинированными.

Для смены представлений используются различные способы. Первый – с помощью ленты. На вкладках Задача, Ресурс в разделе Вид можно найти кнопку смены представления соответствующего типа:

Как сменить представление в MS Project

Как сменить представление в MS Project

Также на вкладке Вид в разделах Представления задач, Представления ресурсов можно выбрать подходящее к случаю представление и настроить его под свои нужды с помощью остальных разделов вкладки (о настройке я буду рассказывать позже):

Как сменить представление в MS Project

Самый быстрый способ смены представления – щелчок правой кнопкой мыши по серой полосе с названием представления в левой части экрана и выбор нужного представления из контекстного меню:

Как сменить представление в MS Project

Как выбрать календарь для проекта

По умолчанию, все задачи проекта и загрузка ресурсов планируется по календарю проекта, если у задач и ресурсов нет собственных календарей.

Свой календарь может быть у проекта, у каждой задачи, у каждого ресурса.

В MS Project есть 3 базовых календаря: Стандартный (пятидневка с двумя выходными и одним часовым перерывом), Ночная смена (с 23:00 до 8:00 с одним часовым перерывом), 24 часа (круглосуточный без перерывов). Ни один базовый календарь по умолчанию не содержит праздников. Все базовые календари можно редактировать. Также можно создать сколько угодно своих календарей и выбрать любой из них в качестве календаря проекта.

По умолчанию для проектов используется календарь Стандартный. Для выбора другого календаря для проекта используется окно Сведения о проекте. В Project Professional оно открывается из вкладки Проект:

Как выбрать календарь для проекта в Project

В поле Календарь надо выбрать подходящий и нажать ОК.

Как выбрать календарь для проекта в Project

Если для проекта не подходит ни один из имеющихся календарей, следует предварительно создать новый календарь и настроить его.

О том, как создаются новые календари и редактируются имеющиеся – см. в статье Настройка рабочего времени.

Где задать название организации и имя руководителя проекта

Если мы пользуемся не серверным продуктом, можно указать название компании, которая выполняет проект и данные руководителя проекта в окне свойств файла. В дальнейшем, эти реквизиты можно автоматически добавлять в колонтитулы отчетов и печатных форм таблиц.

В Project 2007 это окно открывалось из меню Файл – Свойства.

С Project 2010 (в 2013 и 2016 версиях) в окно свойств попадаем следующим образом:

Файл – Сведения – нажимаем кнопку Сведения о проекте и выбираем команду Дополнительные свойства:

Где задать название организации и имя руководителя проекта в Project

В окне свойств на вкладках Документ и Прочее можно задать различные настраиваемые поля для данного проекта. В частности, название проекта, указанное в этом окне, будет отображаться в «нулевой» строке таблицы задач (суммарной задаче проекта).

Где задать название организации и имя руководителя проекта в Project