Ресурсы Метка

Начиная с 2007 версии, в MS Project 3 типа ресурсов: трудовые, материальные и затраты.

Трудовые ресурсы отличаются от материальных тем, что они возобновляемы и ограничены. Это значит, что воспользовавшись ими на одном проекте, вы можете использовать и на следующих проектах. Также трудовые ресурсы ограничены в программе максимально возможным количеством (поле Макс.единиц) и возможно собственным календарем. Материальные ресурсы считаются в программе не возобновляемыми и неограниченными.

Чаще всего к трудовым ресурсам относят людей и оборудование. Конечно, можно сказать, что человек «сгорел на проекте» и повторному использованию не подлежит, но все же…  К машинам и оборудованию можно относиться по-разному. Если мы приобретем 3 автомобиля для того чтобы взорвать их на съемках клипа в нашем проекте – то скорей всего будем рассматривать их как материалы. Если мы приобретаем их для перевозки людей и грузов в нашем проекте, т.е. нам необходимо учитывать их график работы, количество – то обозначим их как трудовой ресурс.

Иногда в качестве трудового ресурса приходится заводить материал, если он поставляется в проект по определенному графику, или необходимо отслеживать, когда его количество закончится. Или помещение, например, если ограничения по его использованию являются узким местом для проекта и если мы не будем учитывать эти ограничения при планировании, план не будет реалистичным.

Честно говоря, материальные ресурсы (особенно в разрезе конкретных наименований) в программе на практике планируются редко, чаще за их закупкой, использованием, наличием следят специальные службы компании. Однако, дефицитные, дорогие или поставляемые по особому графику материалы могут являться предметом внимания руководителя проекта. Часто для руководителя важно не количество материалов, а стоимость – плановая, фактическая, оставшаяся. В этом случае, можно подумать о затратном ресурсе – оплата материалов таких-то.

И тут может понадобиться третий тип ресурса – затраты. Для того, чтобы стало понятнее, что это за тип, достаточно сказать, что это – то же, что статьи затрат в нашей смете, т.е. деньги с названием – например, аренда, услуги связи, налоги с ФОТ, командировочные расходы, оплата материалов…

Для того, чтобы описать ресурсы, которые могут потребоваться на проекте, удобно использовать представление Лист ресурсов:

Как сменить представление на экране?

Окно Сведения о ресурсе позволяет задать более точное описание ресурса, используемого в проекте. Вызвать это окно можно из любого представления ресурсов одним из следующих способов:

• двойным щелчком по строке с ресурсом
• кнопкой  на вкладке ленты Ресурс (в Project 2010, в предыдущих версиях – кнопка Сведения о ресурсе находится на панели инструментов Стандартная)
• с помощью горячих клавиш Shift + F2

На вкладке Общие этого окна можно указать разные значения поля Макс.единиц для разных периодов времени (например, в марте у нас в распоряжении будет 5 таких специалистов, а в апреле только 4, а в мае их вообще переведут на другой объект). Эта информация поможет понять, правильно ли распределена нагрузка на данный ресурс с учетом доступности.

Также с помощью кнопки Изменить рабочее время можно, не создавая для ресурса отдельного базового календаря, отразить его нестандартное рабочее или нерабочее время. Например, указать даты его отпусков, командировок, больничных и других вариантов отсутствия на работе.

На вкладке Затраты можно описать до 5 вариантов оплаты для одного и того же ресурса. Например, на вкладке А описывается оплата в случае работы в офисе, а на вкладке B – в командировках, на объектах. Или один и тот же человек может участвовать в работах с разной фиксированной стоимостью каждой из этих работ – можно указать их стоимость в поле Затраты на использование разных вкладок. Внимание! В этом окне только описываются разные варианты оплаты. Выбрать, какой из вариантов используется в какой ситуации, мы сможем в процессе назначения ресурсов на задачи (см. следующие материалы).

Также в каждой из вкладок есть по 25 строк, которые могут отличаться друг от друга. Их будет определять поле Дата действия. С этой даты можно указать изменение оплаты. Можно указать новый вариант оплаты абсолютной суммой:

Можно задать увеличение или уменьшение относительно – например, -25% (понижение на 25% с заданной даты). Программа сама посчитает абсолютную сумму.

На вкладке Заметки можно делать любые примечания относительно ресурса. Особо обращаю внимание на кнопку Вставить объект, с помощью которой можно добавить к ресурсу ссылки на документы, которые его касаются.

Вкладка Настраиваемые поля используется для задания дополнительных характеристик ресурса, которые мы определяем в своем проекте.

То, как выглядит информация о проекте на экране, называется представлением (view). Все представления можно разделить на представления задач и представления ресурсов. Представления могут содержать таблицы, диаграммы и формы, могут быть одиночными и комбинированными.

Для смены представлений используются различные способы. Первый – с помощью ленты. На вкладках Задача, Ресурс в разделе Вид можно найти кнопку смены представления соответствующего типа:

Также на вкладке Вид в разделах Представления задач, Представления ресурсов можно выбрать подходящее к случаю представление и настроить его под свои нужды с помощью остальных разделов вкладки (о настройке я буду рассказывать позже):

Самый быстрый способ смены представления – щелчок правой кнопкой мыши по серой полосе с названием представления в левой части экрана и выбор нужного представления из контекстного меню:

Для трудового ресурса необходимо задать наименование, тип. Если мы не знаем, сколько именно таких трудовых ресурсов понадобится в проекте, оставляем поле Макс.единиц равным 100%. Далее значение этого поля можно будет уточнить.

В случае, когда нам известно количество специалистов или оборудования с данным наименованием, мы можем указать это количество в поле Макс.единиц – например, для 5 одинаковых специалистов мы зададим в поле Макс.единиц 500%.

Подробнее об этом поле – в следующих материалах.

Если ресурс будет занят в проекте по своему собственному графику, надо сначала создать для него этот график (см. материал Настройка рабочего времени). Затем в поле Базовый календарь выбрать для ресурса созданный календарь.

Если нам уже известна стоимость использования ресурса – можно заполнить поля Стандартная ставка (стоимость использования ресурса в единицу времени), Ставка сверхурочных (стоимость использования ресурса на сверхурочных работах за единицу времени), Затраты на использование (Фиксированная стоимость использования ресурса на каждой задаче), а также поле Начисление (когда именно затраты на ресурс должны появиться в проекте – в начале задачи, по окончании или распределяться пропорционально).  О расчете стоимости проекта исходя из стоимости ресурсов – в следующих материалах.

Для того, чтобы более подробно описать ресурс, можно открыть окно Сведения о ресурсе (двойным щелчком по строке с ресурсом или кнопкой на вкладке ленты Ресурс   (начиная с Project 2010, в предыдущих версиях – кнопка Сведения о ресурсе находится на панели инструментов Стандартная) или с помощью горячих клавиш Shift + F2). Подробнее об этом – в следующем материале.

Удобно составлять список ресурсов в представлении Лист ресурсов (Как сменить представление).

Когда мы только приступаем к планированию проекта, мы не всегда знаем поименный список его ресурсов. Зачастую при первом составлении списка используются так называемые ролевые ресурсы, например, как на рисунке выше, специалист или ассистент. Здесь мы можем оценить, сколько именно ресурсов и в какие сроки нам потребуется в проекте, при указании стоимости ресурсов – в какую сумму обойдется их использование в проекте в целом.

Далее, по мере детализации планов, ресурсы могут превратиться в конкретных Иванова, Петрова, Сидорова и мы уже будем планировать нагрузку этих сотрудников, отслеживать выполнение ими работ. На сервере (Project Server, Project Online) есть возможность сопоставлять ролевые ресурсы с конкретными ресурсами из пула. Если предполагается использовать такую возможность, в окне Сведения о ресурсе (его можно открыть двойным щелчком по строке с ресурсом) надо поставить флажок Универсальный:

При добавлении нового ресурса в таблицу, следует особое внимание обратить на выбор типа ресурса. В зависимости от выбранного типа, некоторые поля таблицы становятся активными или, наоборот, недоступными для заполнения.

Какие поля для трудовых, материальных, затратных, бюджетных ресурсов стоит заполнять в разных ситуациях – в следующих материалах.