Советы Метка

Веха (milestone) – важное (ключевое) событие проекта, контрольная точка, в которой будет понятно, что достигнут определенный промежуточный результат проекта.

Обычно в списке задач в MS Project вехи формулируются так: что-то утверждено, что-то завершено, что-то подписано. Т.е. веха констатирует совершение какого-то факта.  В качестве вех часто указывают подписание актов, получение денег на проект. Также принято в конце каждой крупной группы работ (суммарной задачи) ставить «техническую» веху – Группа работ завершена, даже если по смыслу в конце этой группы не подписывается никаких документов.

Руководству, которому вы отчитываетесь, часто не до подробностей проекта, отчетность «по вехам» — общепринятая практика.

Веха обычно не имеет длительности. Поэтому самый простой способ пометить задачу как веху – в столбце Длительность поставить 0, т.е. задать нулевую длительность. Project сразу изменит оформление такой задачи в диаграмме (она будет обозначена ромбом, по умолчанию).

Но иногда бывает нужно пометить как веху задачу с ненулевой длительностью (я считаю это вредной практикой, но тем не менее),

Для пометки задачи как вехи надо открыть окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по задаче) и на вкладке Дополнительно поставить флажок Пометить задачу как веху и нажать ОК:

Задача с ненулевой длительностью будет помечена вехой:

О том, какие типы связей бывают и как можно установить связь между задачами – в статьях по ссылкам.

Как изменить тип связи ОН (FS), который устанавливается по умолчанию, на другой?

Способ 1.

В диаграмме дважды щелкнуть по стрелке, соединяющей задачи, и выбрать другой тип связи:

Затем нажать ОК.

Способ 2.

Дважды щелкнуть по строке с задачей-последователем, откроется диалоговое окно Сведения о задаче. На вкладке Предшественники в строке с нужной связью изменить ее тип:

Затем нажать ОК.

Способ 3.

На вкладке Задачи в разделе Свойства нажать кнопку Отобразить сведения о задаче . В нижней части окна откроется Форма задачи. В табличной части Предшественники также можно изменить тип связи:

Способ 4.

Лично я считаю его наиболее удобным. В столбце Предшественники для задачи-последователя записать номер (идентификатор) задачи-предшественника с нужным типом связи, например, 3НН или 4ОО. Для типа связи ОН можно не указывать буквы, достаточно номера предшественника, например, 5. Если предшественников несколько – перечисляем их через точку с запятой: 4нн;6оо;7. Для английской версии в качестве разделителя может использоваться запятая: 4ss,6ff,7

Также во всех типах связей могут использоваться запаздывания и опережения. Об этом в другой статье.

MS Project  поддерживает 2 типа планирования: от даты начала и от даты окончания проекта.

По умолчанию, применяется планирование от даты начала. Пользователь вводит дату начала проекта, программа все задачи планирует как можно раньше, т.е. как можно ближе к этой дате начала, с учетом длительностей и связей. Дату окончания рассчитает программа.

Если выбрать планирование от даты окончания, пользователь будет вводить дату, когда завершается проект, и все задачи будут планироваться как можно позже, т.е. как можно ближе к дате окончания, с учетом длительностей и связей. Дату начала проекта рассчитает программа. Этот тип планирования, казалось бы, должен использоваться чаще, ведь нам чаще известна дата, к которой проект надо завершить. Однако есть ряд проблем, из-за которых предпочтительней планирование от даты начала.

При планировании от окончания используется временное ограничение как можно позже. Если проект уже стартовал, это сужает возможность резервирования времени. Также при планировании от окончания невозможно использовать метод бегущей волны. Пока не распишешь, не детализируешь все задачи, не сможешь понять, когда же надо начинать проект. Также не все инструменты программы будут работать при таком типе планирования.

Тип планирования и дата (начала или окончания проекта) выбираются в окне Сведения о проекте. В Project Professional это окно открывается из вкладки Проект:

Сначала выбирается тип планирования, потом – соответствующая дата. Если проект начинается (заканчивается) не с начала рабочего дня, и это принципиально, то в поле даты через пробел задаются и дата, и время начала (окончания). Затем следует нажать кнопку ОК.

Во многих ситуациях нужно увидеть показатели по проекту в целом, например, общую длительность получившегося графика или общую плановую стоимость проекта.

Для того, чтобы это сделать, достаточно отобразить в таблице задач суммарную задачу проекта. Для этого на вкладке Формат поставим флажок Суммарная задача проекта.

В таблице появится строка с номером (идентификатором) 0, в которой и будут собираться суммарные сведения о проекте. Теперь останется только отобразить в таблице столбец с нужными данными (например, Длительность или Затраты).

Если нужно, чтобы во всех новых проектах «нулевая строка» появлялась автоматически, сделаем соответствующую настройку: Файл – Параметры. На вкладке Дополнительно поставим флажок Показать суммарную задачу проекта.

Бывают задачи, длительность которых зависит от других задач.

Например, на объекте нужно осуществлять контроль силами сторонней организации, услуги которой стоят весьма дорого. Начать контролировать нужно строго с началом одной из задач, а закончить строго с окончанием другой.

Длительность задачи определить заранее не получается, т.к. при изменении длительностей подконтрольных задач, ее длительность также должна измениться.

Для планирования таких задач профессионалы-практики используют технический прием, который называют задачей-«гамаком». «Гамак» развешивается между двумя точками – началом или окончанием одной и другой задач с помощью специальной вставки со связью.

Предположим, нам надо развесить гамак от начала Задачи 1 до конца Задачи 3:

Поместив курсор в ячейку с началом Задачи 1, скопируем эту ячейку.

Далее щелкнем в ячейке с началом задачи-гамака (я специально в примере использую это название) правой кнопкой мыши и выберем команду Специальная вставка. В окне Специальная вставка нажмем кнопку Связать и кнопку ОК:

В правом нижнем углу ячейки с началом задачи-гамака появится серый треугольник, указывающий на связь этой ячейки с другой:

Если теперь дважды щелкнуть по ячейке с серым треугольником, курсор укажет ячейку, из которой берутся связанные данные.

Аналогично поступим с датой окончания. Выделив ячейку с окончанием Задачи 3, скопируем ее. Поместив курсор в ячейку с окончанием задачи-гамака, щелкнем правой кнопкой мыши по ней и выберем Специальная вставка – Связать – ОК.

Программа спланирует задачу-гамак по заданным датам:

И при изменении длительностей исходных задач будет пересчитывать длительность гамака:

Чего мы и добивались.

Еще примеры гамаков:

В этом примере гамак развешивается от начала и до конца этапа.

А здесь гамак развесили между двумя задачами.

Будьте осторожны с гамаками, не злоупотребляйте ими. Ведь этот прием действительно не логический, а технический. И уж тем более, не стоит на одну и ту же задачу вешать и обычные связи между задачами (см. материал о типах связей) и связи со специальной вставкой.

О том, как избавиться от некорректно составленных связей со специальной вставкой – в другом материале.

Иногда рассчитанный общий временной резерв настолько невелик, что задачу тоже можно считать критической. Например, если резерв задачи 1 день, в то время как длительности задач оцениваются неделями. За 1 день вряд ли можно успеть принять эффективное решение для того, чтобы избежать срыва сроков. И некритическая, казалось бы, задача легко может стать критической.

Хороший руководитель проекта оценивает не только критический, но и «околокритический» (near-critical) путь.

В MS Project есть хорошая настройка для анализа «околокритического» пути.

В окне Файл – Параметры на вкладке Дополнительно следует спуститься в самый низ вкладки и указать в поле Считать критическими задачи, имеющие резерв не более … дн – нужное значение. Затем нажать ОК.

Теперь программа и «околокритические» задачи будет отображать как критические.

1 способ.

Если нужно установить среднее ограничение (см. Классификация ограничений), достаточно установить дату начала или окончания задачи (столбцы Начало и Окончание).

При планировании от начала:

Столбец Начало – ограничение Начало не ранее (SNET)

Столбец Окончание – ограничение Окончание не ранее (FNET)

При планировании от окончания:

Столбец Начало – ограничение Начало не позднее (SNLT)

Столбец Окончание – ограничение Окончание не позднее (FNLT)

2 способ.

Открыть диалоговое окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по задаче) и на вкладке Дополнительно выбрать тип временного ограничения и, если нужно, дату. Дата ограничения определяется для средних и жестких ограничений.

Когда на задачу установлено среднее ограничение, в столбце Индикаторы появляется индикатор с синим квадратиком , когда жесткое – с красным . Гибкие ограничения индикаторов не имеют.

Читайте также о том, как избавиться от ненужных ограничений.