Суммарная задача проекта

Во многих ситуациях нужно увидеть показатели по проекту в целом, например, общую длительность получившегося графика или общую плановую стоимость проекта.

Для того, чтобы это сделать, достаточно отобразить в таблице задач суммарную задачу проекта. Для этого на вкладке Формат поставим флажок Суммарная задача проекта.

Суммарная задача проекта в MS Project

В таблице появится строка с номером (идентификатором) 0, в которой и будут собираться суммарные сведения о проекте. Теперь останется только отобразить в таблице столбец с нужными данными (например, Длительность или Затраты).

Суммарная задача проекта в MS Project

Если нужно, чтобы во всех новых проектах «нулевая строка» появлялась автоматически, сделаем соответствующую настройку: Файл – Параметры. На вкладке Дополнительно поставим флажок Показать суммарную задачу проекта.

Суммарная задача проекта в MS Project

Оценка длительностей задач в MS Project

Длительность – это количество рабочих периодов между временем начала и временем окончания задачи. Т.е. если мы приступаем к задаче утром в понедельник, а заканчиваем вечером в пятницу – длительность – 5 дней. Мы можем посвятить непосредственной работе над задачей не полный рабочий день, а по 2 часа в день, например. Тогда трудозатраты этой задачи будут равны 10 часов.

Т.е. длительность и трудозатраты – две разные временные оценки задач.

Для ввода оценок длительности используется столбец Длительность в таблице задач. Вводим количество единиц времени и их буквенное обозначение, без пробелов и точек.

Например: 6н, 5мес, 3,5д.

По умолчанию, длительность оценивается в днях. Буквенное обозначение дней в этом случае можно не указывать. Если в нашем проекте чаще используются другие единицы времени  для оценки – настройку можно сменить (см. Настройка единиц времени по умолчанию).

Длительность можно оценивать в:

Единица Обозначение в русской версии Обозначение в англ.версии
минутах м m
Часах ч h
Днях д d
Неделях н w
Месяцах мес mo

Длительность может быть задана в дробных единицах, а также в астрономических.

Метод критического пути

Метод критического пути в MS Project

Когда расписание проекта составлено, зачастую необходимо сократить его сроки выполнения. Например, руководство компании или заказчик настаивает на сокращении сроков. Мы можем применять к расписанию различные способы сэкономить время – например, быстрый проход (fast tracking) или сжатие расписания (crashing). Но для их эффективного использования надо знать, сокращение каких задач (работ) действительно приведет к сокращению сроков проекта.

В этом может помочь определение критического пути проекта.

Раньше, когда компьютерные программы для расчетов по проекту не применялись, руководитель проекта чертил табличку, в которой для каждой задачи определял 4 даты: раннего начала и раннего окончания, позднего начала и позднего окончания. Первые две даты определялись при прямом проходе по проекту, последние 2 – при обратном.

Прямой проход по проекту (forward pass)  означает следующее: сначала самая первая задача проекта ставится на самую раннюю дату, когда ее можно начать.  При прямом проходе все задачи ставятся на самые ранние возможные даты начала. Так, если задача-предшественник (с учетом длительности) может закончиться самое раннее третьего числа, то ее задачи-последователи начинаются немедленно после нее – четвертого. Итак, при прямом проходе все задачи ставятся как можно раньше, с учетом их длительностей и связей.

Далее выполняется обратный проход (backward pass). Самая последняя задача проекта ставится окончанием на самую позднюю дату, когда ее можно закончить. Исходя из длительности, рассчитывается ее поздняя дата начала. К ней вплотную, как можно позже, ставятся задачи-предшественники, конечно, с учетом их связей и длительностей.

После выполнения двух проходов табличка заполнена.

Задача Раннее начало Раннее окончание Позднее начало Позднее окончание Общий временной резерв
Задача 1 1.4 3.4 1.4 3.4 0
Задача 2 4.4 6.4 4.4 6.4 0
Задача 3 7.4 14.4 7.4 14.4 0
Задача 4 15.4 18.4 15.4 18.4 0
Задача 5 4.4 9.4 9.4 14.4 5

 

Теперь рассчитывается разница между датой позднего начала и раннего начала либо между датой позднего окончания и раннего окончания для каждой задачи. Этот показатель называется общим временным резервом задачи (Total slack, total float).

Общий временной резерв задачи показывает, насколько можно затянуть выполнение задачи так, чтобы не затянуть при этом сроки выполнения проекта в целом.

Если общий временной резерв задачи равен нулю, такую задачу называют критической (critical), или лежащей на критическом пути.

Таким образом, критический путь (critical path) – это набор задач, определяющих сроки всего проекта.

На эти задачи руководитель проекта обращает особое внимание, контролируя сроки их выполнения. Если, конечно, ему не все равно, сорвется ли дата окончания проекта.

И именно к этим задачам он будет применять разные способы сокращения сроков, если нужно уложить весь проект в определенные сроки.

Как в MS Project увидеть критический путь своего проекта?

Когда критический путь проекта может быть не непрерывным?

Какие способы сокращения сроков можно применить?

Как построить ресурсно-зависимый критический путь проекта?

Классификация временных ограничений

 

  ПЛАНИРОВАНИЕ ОТ ДАТЫ НАЧАЛА ПЛАНИРОВАНИЕ ОТ ДАТЫ ОКОНЧАНИЯ
ГИБКИЕ КАК МОЖНО РАНЬШЕ (ASAP)

КАК МОЖНО ПОЗЖЕ (ALAP)

СРЕДНИЕ

МОГУТ ЗАТЯНУТЬ СРОКИ ПРОЕКТА

НАЧАЛО НЕ РАНЕЕ (SNET)

ОКОНЧАНИЕ НЕ РАНЕЕ (FNET)

НАЧАЛО НЕ ПОЗДНЕЕ (SNLT)

ОКОНЧАНИЕ НЕ ПОЗДНЕЕ (FNLT)

ЖЕСТКИЕ

МОГУТ ВЫЗВАТЬ КОНФЛИКТ ПЛАНИРОВАНИЯ

НАЧАЛО НЕ ПОЗДНЕЕ(SNLT),

ОКОНЧАНИЕ НЕ ПОЗДНЕЕ(FNLT),

ФИКСИРОВАННОЕ НАЧАЛО(MSO), ФИКСИРОВАННОЕ ОКОНЧАНИЕ(MFO)

НАЧАЛО НЕ РАНЕЕ(SNET),

ОКОНЧАНИЕ НЕ РАНЕЕ(FNET),

ФИКСИРОВАННОЕ НАЧАЛО (MSO), ФИКСИРОВАННОЕ ОКОНЧАНИЕ (MFO)

Как связать задачи

Способ 1

Если задача-предшественник и задача-последователь находятся рядом в списке задач, выделить их

Как связать задачи в MS Project

и нажать кнопку Связать задачи Как связать задачи в MS Project на вкладке Задачи.

Программа пересчитает даты начала и окончания задачи-последователя, а также укажет в столбце Предшественники для задачи-последователя номер (идентификатор) задачи-предшественника:

Как связать задачи в MS Project

Этот вариант годится также, если несколько задач в списке надо связать последовательно:

Как связать задачи в MS Project

И вот что получится:

Как связать задачи в MS Project

Если задача-предшественник и задача-последователь не смежны в списке задач, надо выделить сначала предшественника, затем, удерживая клавишу Ctrl, последователя и нажать кнопку Связать задачи Как связать задачи в MS Project на вкладке Задачи. Это удобно также, когда задачи связываются не сверху вниз, а снизу вверх:

Как связать задачи в MS Project

Способ 2

Дважды щелкнуть по строке с задачей-последователем для отображения диалогового окна Сведения о задаче. Это же окно можно открыть и другими способами.

В открывшемся окне на вкладке Предшественники  перечислить всех предшественников этой задачи:

Как связать задачи в MS Project

и нажать ОК.

Получится:

Как связать задачи в MS Project

Способ 3

В столбце Предшественники для задачи-последователя перечислить ее предшественников (если их несколько) через точку с запятой.

В этом модуле рассматривался только тип связи по умолчанию (Окончание – Начало). Как, пользуясь этими способами, определить другие типы связей – в следующем модуле.

Как задать крайний срок

Крайний срок (deadline), несмотря на суровое название, не является для программы строгим, необходимым к соблюдению требованием.

Если мы хотим закончить задачу к определенному сроку, мы можем установить на задачу крайний срок.

Для этого надо открыть окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по задаче) и на вкладке Дополнительно в поле Крайний срок установить желаемую дату и нажать ОК:

Как задать крайний срок в Project Pro

В итоге в диаграмме рядом с этой задачей на уровне даты крайнего срока появится стрелка:

Как задать крайний срок в Project Pro

Если подвести курсор к этой стрелке – можно увидеть дату крайнего срока.

А что произойдет, если задача окажется спланированной с нарушением крайнего срока?

Project и не подумает перепланировать задачу. Он лишь укажет на то, что задуманный нами крайний срок выполнить при существующем графике не удается. Об этом говорит индикатор – красный ромб с восклицательным знаком в столбце Индикаторы:

Как задать крайний срок в Project Pro

Т.е. основная функция инструмента Крайний срок – отметить желаемый крайний срок в диаграмме и отслеживать возможность его соблюдения.

Крайние сроки также влияют на расчет критического пути. И важны при выбранном типе планирования от окончания. Об этом в других статьях.

Как выбрать календарь для проекта

По умолчанию, все задачи проекта и загрузка ресурсов планируется по календарю проекта, если у задач и ресурсов нет собственных календарей.

Свой календарь может быть у проекта, у каждой задачи, у каждого ресурса.

В MS Project есть 3 базовых календаря: Стандартный (пятидневка с двумя выходными и одним часовым перерывом), Ночная смена (с 23:00 до 8:00 с одним часовым перерывом), 24 часа (круглосуточный без перерывов). Ни один базовый календарь по умолчанию не содержит праздников. Все базовые календари можно редактировать. Также можно создать сколько угодно своих календарей и выбрать любой из них в качестве календаря проекта.

По умолчанию для проектов используется календарь Стандартный. Для выбора другого календаря для проекта используется окно Сведения о проекте. В Project Professional оно открывается из вкладки Проект:

Как выбрать календарь для проекта в Project

В поле Календарь надо выбрать подходящий и нажать ОК.

Как выбрать календарь для проекта в Project

Если для проекта не подходит ни один из имеющихся календарей, следует предварительно создать новый календарь и настроить его.

О том, как создаются новые календари и редактируются имеющиеся – см. в статье Настройка рабочего времени.

Запаздывания и опережения в связях

О том, какие связи бывают, как их установить в MS Project – в других статьях.

Во всех типах связей можно использовать запаздывания и опережения.

Например, автор пишет текст книги, редактор ее правит. Если расположить задачи последовательно, на их выполнение уйдет много времени. Полностью запараллеливать задачи бессмысленно, ибо вначале редактору нечем будет заниматься. Поставим вторую задачу со сдвигом по времени начала (с запаздыванием) на 1 неделю. К концу этой недели автор уже подготовит часть материала для редактирования.

Или какую-то работу можно начинать, когда предыдущая еще не закончена, например, за 5 дней до окончания предшественника.

Запаздывания и опережения можно выставлять и в окне Зависимости задач (двойной щелчок по стрелке между задачами), и в окне Сведения о задаче на вкладке Предшественники (двойной щелчок по задаче), и в Форме задачи (кнопка Отобразить сведения о задаче на вкладке Главная), и в столбце Предшественники.

Запаздывания задаются со знаком + (плюс), опережения – со знаком – (минус).

Синтаксис связи:

номер задачи-предшественника_тип связи_плюс или минус_значение запаздывания или опережения

Примеры:

1ОН-5д                Задача может начаться не раньше, чем за 5 дней до окончания задачи 1.

1НН+1.5н            Задача может начаться не раньше, чем через 1.5 недели после начала задачи 1.

2ОО-1мес          Задача может закончиться не раньше, чем за 1 месяц до окончания задачи 2.

Также запаздывания и опережения могут задаваться относительными значениями (в % от длительности предшественника).

Примеры:

1ОН-50%             Задача может начаться не раньше, чем за половину времени до окончания задачи 1.

1НН+50%            Задача не может начаться раньше, чем когда будет выполнена половина задачи 1.

Этот способ удобен, когда длительность задачи-предшественника может меняться. Тогда программа пересчитает и сроки выполнения последователя.

Временные ограничения

Построенное программой расписание (календарный график) может нас не устраивать. Какую-то задачу нельзя начать в день, определенный программой из-за  того, что помещение для этой задачи будет арендовано только через неделю. Для какой-то задачи сроки уже определены договором с подрядчиком, и менять их нельзя. Для другой исполнитель может участвовать в работе только до определенной даты.

Для корректировки расписания могут быть использованы временные ограничения.

По умолчанию, у каждой задачи уже есть временное ограничение –Как можно раньше (As soon as possible) при планировании от начала, или Как можно позже (As late as possible) при планировании от окончания. Эти ограничения считаются гибкими, с их помощью можно построить гибкий динамический график, который будет автоматически пересчитываться при изменении условий проекта.

На самом деле, многие из пользователей программы неосознанно устанавливают временные ограничения, когда вручную заполняют даты начала и окончания каждой задачи (столбцы Начало и Окончание). При ручном заполнении столбца Начало к задаче применяется ограничение Начало не ранее (указанной даты), при заполнении столбца ОкончаниеОкончание не ранее (указанной даты). Эти ограничения могут привести к неоправданному затягиванию сроков проекта. Например, Project рассчитал с учетом длительностей и связей дату начала задачи – 1 июня, а вы установили дату начала – 15 июня. В итоге получаем «дырку в проекте» длиной в две недели. Также средние временные ограничения мешают гибкости календарного графика и его автоматическому пересчету.

Все временные ограничения можно условно разделить на 3 группы: гибкие, средние и жесткие. Рекомендуется свободно использовать гибкие, а средние и жесткие – только, если даты обусловлены внешней средой проекта. Не нам лично захотелось задачу закончить к 10 июня, а этого требуют условия договора, например.

Средние ограничения могут привести к затягиванию сроков проекта, а жесткие – привести к конфликту планирования. Например, мы считаем, что задача обязательно должна быть завершена к 10 июня, а программа рассчитала с учетом длительностей и связей дату завершения – 15 июня. В итоге – конфликт.

Что делать, если мы все же нарвались на конфликт планирования? Пересмотреть сроки выполнения работ ДО конфликтной даты. Применить к предшествующим конфликту задачам методы сокращения сроков, такие как быстрый проход или сжатие. Если же конфликта избежать не удается – надо выполнить эскалацию вопроса на более высокий уровень – спонсора проекта или руководства компании, аргументировав невозможность соблюсти определенную дату.

См. также статьи Классификация временных ограничений, Как устанавливать временные ограничения

Астрономическая длительность задач

Длительность можно задавать не только в рабочих, но и в астрономических единицах. В этом случае график выполнения задачи не будет прерываться на выходные дни и праздники, задача будет выполняться и в нерабочее время тоже. Никакие изменения календарей такой задачи касаться не будут.
Злоупотреблять такими оценками не стоит, они уместны только если обусловлены технологическими особенностями задачи.
Для оценки длительности в астрономических единицах достаточно приписать перед буквенным обозначением единицы букву А (в русской версии программы) или E (в английской).
Например:
1ад – одни сутки
5ад – 5 суток
1 ан – ровно 7 суток
1амес – ровно 30 суток