Типы ресурсов в MS Project

Начиная с 2007 версии, в MS Project 3 типа ресурсов: трудовые, материальные и затраты.

Трудовые ресурсы отличаются от материальных тем, что они возобновляемы и ограничены. Это значит, что воспользовавшись ими на одном проекте, вы можете использовать и на следующих проектах. Также трудовые ресурсы ограничены в программе максимально возможным количеством (поле Макс.единиц) и возможно собственным календарем. Материальные ресурсы считаются в программе не возобновляемыми и неограниченными.

Чаще всего к трудовым ресурсам относят людей и оборудование. Конечно, можно сказать, что человек «сгорел на проекте» и повторному использованию не подлежит, но все же…  К машинам и оборудованию можно относиться по-разному. Если мы приобретем 3 автомобиля для того чтобы взорвать их на съемках клипа в нашем проекте – то скорей всего будем рассматривать их как материалы. Если мы приобретаем их для перевозки людей и грузов в нашем проекте, т.е. нам необходимо учитывать их график работы, количество – то обозначим их как трудовой ресурс.

Иногда в качестве трудового ресурса приходится заводить материал, если он поставляется в проект по определенному графику, или необходимо отслеживать, когда его количество закончится. Или помещение, например, если ограничения по его использованию являются узким местом для проекта и если мы не будем учитывать эти ограничения при планировании, план не будет реалистичным.

Честно говоря, материальные ресурсы (особенно в разрезе конкретных наименований) в программе на практике планируются редко, чаще за их закупкой, использованием, наличием следят специальные службы компании. Однако, дефицитные, дорогие или поставляемые по особому графику материалы могут являться предметом внимания руководителя проекта. Часто для руководителя важно не количество материалов, а стоимость – плановая, фактическая, оставшаяся. В этом случае, можно подумать о затратном ресурсе – оплата материалов таких-то.

И тут может понадобиться третий тип ресурса – затраты. Для того, чтобы стало понятнее, что это за тип, достаточно сказать, что это – то же, что статьи затрат в нашей смете, т.е. деньги с названием – например, аренда, услуги связи, налоги с ФОТ, командировочные расходы, оплата материалов…

Для того, чтобы описать ресурсы, которые могут потребоваться на проекте, удобно использовать представление Лист ресурсов:

Типы ресурсов в MS Project

Как сменить представление на экране?

Типы планирования

MS Project  поддерживает 2 типа планирования: от даты начала и от даты окончания проекта.

По умолчанию, применяется планирование от даты начала. Пользователь вводит дату начала проекта, программа все задачи планирует как можно раньше, т.е. как можно ближе к этой дате начала, с учетом длительностей и связей. Дату окончания рассчитает программа.

Если выбрать планирование от даты окончания, пользователь будет вводить дату, когда завершается проект, и все задачи будут планироваться как можно позже, т.е. как можно ближе к дате окончания, с учетом длительностей и связей. Дату начала проекта рассчитает программа. Этот тип планирования, казалось бы, должен использоваться чаще, ведь нам чаще известна дата, к которой проект надо завершить. Однако есть ряд проблем, из-за которых предпочтительней планирование от даты начала.

При планировании от окончания используется временное ограничение как можно позже. Если проект уже стартовал, это сужает возможность резервирования времени. Также при планировании от окончания невозможно использовать метод бегущей волны. Пока не распишешь, не детализируешь все задачи, не сможешь понять, когда же надо начинать проект. Также не все инструменты программы будут работать при таком типе планирования.

Тип планирования и дата (начала или окончания проекта) выбираются в окне Сведения о проекте. В Project Professional это окно открывается из вкладки Проект:

Типы планирования в MS Project

Сначала выбирается тип планирования, потом – соответствующая дата. Если проект начинается (заканчивается) не с начала рабочего дня, и это принципиально, то в поле даты через пробел задаются и дата, и время начала (окончания). Затем следует нажать кнопку ОК.

Типы планирования в MS Project

Связь «Гамак»

Бывают задачи, длительность которых зависит от других задач.

Например, на объекте нужно осуществлять контроль силами сторонней организации, услуги которой стоят весьма дорого. Начать контролировать нужно строго с началом одной из задач, а закончить строго с окончанием другой.

Длительность задачи определить заранее не получается, т.к. при изменении длительностей подконтрольных задач, ее длительность также должна измениться.

Для планирования таких задач профессионалы-практики используют технический прием, который называют задачей-«гамаком». «Гамак» развешивается между двумя точками – началом или окончанием одной и другой задач с помощью специальной вставки со связью.

Предположим, нам надо развесить гамак от начала Задачи 1 до конца Задачи 3:

Связь Гамак в MS Project

Поместив курсор в ячейку с началом Задачи 1, скопируем эту ячейку.

Далее щелкнем в ячейке с началом задачи-гамака (я специально в примере использую это название) правой кнопкой мыши и выберем команду Специальная вставка. В окне Специальная вставка нажмем кнопку Связать и кнопку ОК:

Связь Гамак в MS Project

В правом нижнем углу ячейки с началом задачи-гамака появится серый треугольник, указывающий на связь этой ячейки с другой:

Связь Гамак в MS Project

Если теперь дважды щелкнуть по ячейке с серым треугольником, курсор укажет ячейку, из которой берутся связанные данные.

Аналогично поступим с датой окончания. Выделив ячейку с окончанием Задачи 3, скопируем ее. Поместив курсор в ячейку с окончанием задачи-гамака, щелкнем правой кнопкой мыши по ней и выберем Специальная вставка – Связать – ОК.

Программа спланирует задачу-гамак по заданным датам:

Связь Гамак в MS Project

И при изменении длительностей исходных задач будет пересчитывать длительность гамака:

Связь Гамак в MS Project

Чего мы и добивались.

Еще примеры гамаков:

Связь Гамак в MS Project

В этом примере гамак развешивается от начала и до конца этапа.

Связь Гамак в MS Project

А здесь гамак развесили между двумя задачами.

Будьте осторожны с гамаками, не злоупотребляйте ими. Ведь этот прием действительно не логический, а технический. И уж тем более, не стоит на одну и ту же задачу вешать и обычные связи между задачами (см. материал о типах связей) и связи со специальной вставкой.

О том, как избавиться от некорректно составленных связей со специальной вставкой – в другом материале.

Настройка возможности экспорта – импорта данных в MS Excel

Любую таблицу из MS Project можно импортировать и экспортировать в MS Excel. Для этого надо сначала установить настройку безопасности, позволяющую открывать и сохранять в программе файлы других форматов:

Файл – Параметры

Настройка возможности экспорта – импорта данных в MS Excel

В окне Параметры выбрать вкладку Центр управления безопасностью и нажать кнопку Параметры центра управления безопасностью

Настройка возможности экспорта – импорта данных в MS Excel

В окне Центр управления безопасностью на вкладке Старые форматы выбрать второй или третий вариант настройки:

Настройка возможности экспорта – импорта данных в MS Excel

После этого можно импортировать файлы из MS Excel и выполнять экспорт таблиц в Excel.

Настройка рабочего времени

Для создания новых календарей и редактирования имеющихся используется окно Изменить рабочее время. В MS Project 2010 его можно открыть из вкладки Проект – кнопка Изменить рабочее время:

Настройка рабочего времени в MS Project

В предыдущих версиях из меню Сервис – Изменить рабочее время.

Для создания нового календаря следует нажать кнопку Создать новый календарь. В окне Создание базового календаря определить, будет новый календарь создаваться с нуля, на основе Стандартного календаря (без возможных праздников и изменений), или как копия одного из имеющихся, уже настроенных календарей. Далее надо задать имя нового календаря и нажать ОК.

Настройка рабочего времени в MS Project

Для редактирования созданного или имеющегося календаря надо выбрать его в списке Для календаря.

Рабочее время для выбранного календаря по умолчанию определяется на вкладке Рабочие недели. Следует выделить на этой вкладке строку [По умолчанию] и нажать кнопку Подробности…

В открывшемся окне Сведения о… для каждого дня недели можно определить график работы, выделяя дни в левом списке (можно несколько) и выбирая один из трех вариантов:

  • Использовать для этих дней значения времени по умолчанию – применить к дню стандартные для Project настройки.
  • Задать нерабочие дни – сделать выделенные дни выходными.
  • Задать дни для использования этих рабочих часов – задать собственные интервалы рабочего времени для этих дней:

Настройка рабочего времени в MS Project

При выборе последнего варианта записываем в таблице интервалы рабочего времени для выделенных дней (за исключением перерывов). После этого нажать ОК.

Также на вкладке Рабочие недели можно определить нестандартные рабочие недели. Например, в одну из недель проекта все сотрудники проходят обучение в первой половине дня, а работают над проектом только во вторую.

В этом примере на вкладке Рабочие недели в следующей свободной строке пишем название нестандартных недель – например, Обучение, и указываем сроки действия нестандартного графика:

Настройка рабочего времени в MS Project

После этого – нажимаем кнопку Подробности… и указываем график для этих дней, затем нажимаем ОК:

Настройка рабочего времени в MS Project

На вкладке Исключения определяется нестандартный график работы для определенных дат. Отличие от вкладки Рабочие недели в том, что можно указать не только нестандартный режим работы для конкретных дат, но и периодичность повторения такого режима работы:

Настройка рабочего времени в MS Project

Настройка единиц времени по умолчанию

По умолчанию, длительность вводится в рабочих днях, трудозатраты – в часах. Если мы в своем проекте оцениваем задачи в неделях или в месяцах, может быть неудобно каждый раз дописывать буквенное обозначение единицы времени в оценку.

Настройка по умолчанию выполняется в окне ФайлПараметры на вкладке Расписание. Здесь надо заполнить поля Длительность вводится в, Трудозатраты вводятся в, указав свои единицы.

Настройка единиц по умолчанию в MS Project

Затем нажать ОК.

Как задать сведения о трудовом ресурсе в MS Project

Для трудового ресурса необходимо задать наименование, тип. Если мы не знаем, сколько именно таких трудовых ресурсов понадобится в проекте, оставляем поле Макс.единиц равным 100%. Далее значение этого поля можно будет уточнить.

В случае, когда нам известно количество специалистов или оборудования с данным наименованием, мы можем указать это количество в поле Макс.единиц – например, для 5 одинаковых специалистов мы зададим в поле Макс.единиц 500%.

Как задать сведения о трудовом ресурсе в MS Project

Подробнее об этом поле – в следующих материалах.

Если ресурс будет занят в проекте по своему собственному графику, надо сначала создать для него этот график (см. материал Настройка рабочего времени). Затем в поле Базовый календарь выбрать для ресурса созданный календарь.

Если нам уже известна стоимость использования ресурса – можно заполнить поля Стандартная ставка (стоимость использования ресурса в единицу времени), Ставка сверхурочных (стоимость использования ресурса на сверхурочных работах за единицу времени), Затраты на использование (Фиксированная стоимость использования ресурса на каждой задаче), а также поле Начисление (когда именно затраты на ресурс должны появиться в проекте – в начале задачи, по окончании или распределяться пропорционально).  О расчете стоимости проекта исходя из стоимости ресурсов – в следующих материалах.

Для того, чтобы более подробно описать ресурс, можно открыть окно Сведения о ресурсе (двойным щелчком по строке с ресурсом или кнопкой на вкладке ленты Ресурс   (начиная с Project 2010, в предыдущих версиях – кнопка Сведения о ресурсе находится на панели инструментов Стандартная) или с помощью горячих клавиш Shift + F2). Подробнее об этом – в следующем материале.

Как задать крайний срок

Крайний срок (deadline), несмотря на суровое название, не является для программы строгим, необходимым к соблюдению требованием.

Если мы хотим закончить задачу к определенному сроку, мы можем установить на задачу крайний срок.

Для этого надо открыть окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по задаче) и на вкладке Дополнительно в поле Крайний срок установить желаемую дату и нажать ОК:

Как задать крайний срок в Project Pro

В итоге в диаграмме рядом с этой задачей на уровне даты крайнего срока появится стрелка:

Как задать крайний срок в Project Pro

Если подвести курсор к этой стрелке – можно увидеть дату крайнего срока.

А что произойдет, если задача окажется спланированной с нарушением крайнего срока?

Project и не подумает перепланировать задачу. Он лишь укажет на то, что задуманный нами крайний срок выполнить при существующем графике не удается. Об этом говорит индикатор – красный ромб с восклицательным знаком в столбце Индикаторы:

Как задать крайний срок в Project Pro

Т.е. основная функция инструмента Крайний срок – отметить желаемый крайний срок в диаграмме и отслеживать возможность его соблюдения.

Крайние сроки также влияют на расчет критического пути. И важны при выбранном типе планирования от окончания. Об этом в других статьях.