Project 2016 Метка

Веха (milestone) – важное (ключевое) событие проекта, контрольная точка, в которой будет понятно, что достигнут определенный промежуточный результат проекта.

Обычно в списке задач в MS Project вехи формулируются так: что-то утверждено, что-то завершено, что-то подписано. Т.е. веха констатирует совершение какого-то факта.  В качестве вех часто указывают подписание актов, получение денег на проект. Также принято в конце каждой крупной группы работ (суммарной задачи) ставить «техническую» веху – Группа работ завершена, даже если по смыслу в конце этой группы не подписывается никаких документов.

Руководству, которому вы отчитываетесь, часто не до подробностей проекта, отчетность «по вехам» — общепринятая практика.

Веха обычно не имеет длительности. Поэтому самый простой способ пометить задачу как веху – в столбце Длительность поставить 0, т.е. задать нулевую длительность. Project сразу изменит оформление такой задачи в диаграмме (она будет обозначена ромбом, по умолчанию).

Но иногда бывает нужно пометить как веху задачу с ненулевой длительностью (я считаю это вредной практикой, но тем не менее),

Для пометки задачи как вехи надо открыть окно Сведения о задаче (например, двойным щелчком по задаче) и на вкладке Дополнительно поставить флажок Пометить задачу как веху и нажать ОК:

Задача с ненулевой длительностью будет помечена вехой:

О том, какие типы связей бывают и как можно установить связь между задачами – в статьях по ссылкам.

Как изменить тип связи ОН (FS), который устанавливается по умолчанию, на другой?

Способ 1.

В диаграмме дважды щелкнуть по стрелке, соединяющей задачи, и выбрать другой тип связи:

Затем нажать ОК.

Способ 2.

Дважды щелкнуть по строке с задачей-последователем, откроется диалоговое окно Сведения о задаче. На вкладке Предшественники в строке с нужной связью изменить ее тип:

Затем нажать ОК.

Способ 3.

На вкладке Задачи в разделе Свойства нажать кнопку Отобразить сведения о задаче . В нижней части окна откроется Форма задачи. В табличной части Предшественники также можно изменить тип связи:

Способ 4.

Лично я считаю его наиболее удобным. В столбце Предшественники для задачи-последователя записать номер (идентификатор) задачи-предшественника с нужным типом связи, например, 3НН или 4ОО. Для типа связи ОН можно не указывать буквы, достаточно номера предшественника, например, 5. Если предшественников несколько – перечисляем их через точку с запятой: 4нн;6оо;7. Для английской версии в качестве разделителя может использоваться запятая: 4ss,6ff,7

Также во всех типах связей могут использоваться запаздывания и опережения. Об этом в другой статье.

Начиная с 2007 версии, в MS Project 3 типа ресурсов: трудовые, материальные и затраты.

Трудовые ресурсы отличаются от материальных тем, что они возобновляемы и ограничены. Это значит, что воспользовавшись ими на одном проекте, вы можете использовать и на следующих проектах. Также трудовые ресурсы ограничены в программе максимально возможным количеством (поле Макс.единиц) и возможно собственным календарем. Материальные ресурсы считаются в программе не возобновляемыми и неограниченными.

Чаще всего к трудовым ресурсам относят людей и оборудование. Конечно, можно сказать, что человек «сгорел на проекте» и повторному использованию не подлежит, но все же…  К машинам и оборудованию можно относиться по-разному. Если мы приобретем 3 автомобиля для того чтобы взорвать их на съемках клипа в нашем проекте – то скорей всего будем рассматривать их как материалы. Если мы приобретаем их для перевозки людей и грузов в нашем проекте, т.е. нам необходимо учитывать их график работы, количество – то обозначим их как трудовой ресурс.

Иногда в качестве трудового ресурса приходится заводить материал, если он поставляется в проект по определенному графику, или необходимо отслеживать, когда его количество закончится. Или помещение, например, если ограничения по его использованию являются узким местом для проекта и если мы не будем учитывать эти ограничения при планировании, план не будет реалистичным.

Честно говоря, материальные ресурсы (особенно в разрезе конкретных наименований) в программе на практике планируются редко, чаще за их закупкой, использованием, наличием следят специальные службы компании. Однако, дефицитные, дорогие или поставляемые по особому графику материалы могут являться предметом внимания руководителя проекта. Часто для руководителя важно не количество материалов, а стоимость – плановая, фактическая, оставшаяся. В этом случае, можно подумать о затратном ресурсе – оплата материалов таких-то.

И тут может понадобиться третий тип ресурса – затраты. Для того, чтобы стало понятнее, что это за тип, достаточно сказать, что это – то же, что статьи затрат в нашей смете, т.е. деньги с названием – например, аренда, услуги связи, налоги с ФОТ, командировочные расходы, оплата материалов…

Для того, чтобы описать ресурсы, которые могут потребоваться на проекте, удобно использовать представление Лист ресурсов:

Как сменить представление на экране?

MS Project  поддерживает 2 типа планирования: от даты начала и от даты окончания проекта.

По умолчанию, применяется планирование от даты начала. Пользователь вводит дату начала проекта, программа все задачи планирует как можно раньше, т.е. как можно ближе к этой дате начала, с учетом длительностей и связей. Дату окончания рассчитает программа.

Если выбрать планирование от даты окончания, пользователь будет вводить дату, когда завершается проект, и все задачи будут планироваться как можно позже, т.е. как можно ближе к дате окончания, с учетом длительностей и связей. Дату начала проекта рассчитает программа. Этот тип планирования, казалось бы, должен использоваться чаще, ведь нам чаще известна дата, к которой проект надо завершить. Однако есть ряд проблем, из-за которых предпочтительней планирование от даты начала.

При планировании от окончания используется временное ограничение как можно позже. Если проект уже стартовал, это сужает возможность резервирования времени. Также при планировании от окончания невозможно использовать метод бегущей волны. Пока не распишешь, не детализируешь все задачи, не сможешь понять, когда же надо начинать проект. Также не все инструменты программы будут работать при таком типе планирования.

Тип планирования и дата (начала или окончания проекта) выбираются в окне Сведения о проекте. В Project Professional это окно открывается из вкладки Проект:

Сначала выбирается тип планирования, потом – соответствующая дата. Если проект начинается (заканчивается) не с начала рабочего дня, и это принципиально, то в поле даты через пробел задаются и дата, и время начала (окончания). Затем следует нажать кнопку ОК.

Во многих ситуациях нужно увидеть показатели по проекту в целом, например, общую длительность получившегося графика или общую плановую стоимость проекта.

Для того, чтобы это сделать, достаточно отобразить в таблице задач суммарную задачу проекта. Для этого на вкладке Формат поставим флажок Суммарная задача проекта.

В таблице появится строка с номером (идентификатором) 0, в которой и будут собираться суммарные сведения о проекте. Теперь останется только отобразить в таблице столбец с нужными данными (например, Длительность или Затраты).

Если нужно, чтобы во всех новых проектах «нулевая строка» появлялась автоматически, сделаем соответствующую настройку: Файл – Параметры. На вкладке Дополнительно поставим флажок Показать суммарную задачу проекта.

Бывают задачи, длительность которых зависит от других задач.

Например, на объекте нужно осуществлять контроль силами сторонней организации, услуги которой стоят весьма дорого. Начать контролировать нужно строго с началом одной из задач, а закончить строго с окончанием другой.

Длительность задачи определить заранее не получается, т.к. при изменении длительностей подконтрольных задач, ее длительность также должна измениться.

Для планирования таких задач профессионалы-практики используют технический прием, который называют задачей-«гамаком». «Гамак» развешивается между двумя точками – началом или окончанием одной и другой задач с помощью специальной вставки со связью.

Предположим, нам надо развесить гамак от начала Задачи 1 до конца Задачи 3:

Поместив курсор в ячейку с началом Задачи 1, скопируем эту ячейку.

Далее щелкнем в ячейке с началом задачи-гамака (я специально в примере использую это название) правой кнопкой мыши и выберем команду Специальная вставка. В окне Специальная вставка нажмем кнопку Связать и кнопку ОК:

В правом нижнем углу ячейки с началом задачи-гамака появится серый треугольник, указывающий на связь этой ячейки с другой:

Если теперь дважды щелкнуть по ячейке с серым треугольником, курсор укажет ячейку, из которой берутся связанные данные.

Аналогично поступим с датой окончания. Выделив ячейку с окончанием Задачи 3, скопируем ее. Поместив курсор в ячейку с окончанием задачи-гамака, щелкнем правой кнопкой мыши по ней и выберем Специальная вставка – Связать – ОК.

Программа спланирует задачу-гамак по заданным датам:

И при изменении длительностей исходных задач будет пересчитывать длительность гамака:

Чего мы и добивались.

Еще примеры гамаков:

В этом примере гамак развешивается от начала и до конца этапа.

А здесь гамак развесили между двумя задачами.

Будьте осторожны с гамаками, не злоупотребляйте ими. Ведь этот прием действительно не логический, а технический. И уж тем более, не стоит на одну и ту же задачу вешать и обычные связи между задачами (см. материал о типах связей) и связи со специальной вставкой.

О том, как избавиться от некорректно составленных связей со специальной вставкой – в другом материале.

Для построения динамического календарного плана, который будет меняться при изменении сроков выполнения отдельной работы, необходимо использовать связи между работами.

По PMBOK связи бывают обязательные, произвольные и внешние. Обязательные связи обусловлены технологией выполнения работ. Например, нельзя возводить стены дома, пока не заложен фундамент, или нельзя приступать к редактированию текста, который еще не написан. Произвольные связи устанавливает руководитель проекта, исходя из соображений удобства управления, особенностей конкретного проекта. Внешние связи – связи между проектами, когда начало какой-либо работы в одном проекте зависит от выполнения работы в другом.

К сожалению, в MS Project нет возможности штатно различать связи обязательные и произвольные. Если руководитель проекта нуждается в таком различении, нужно применять разное форматирование или использовать заметки задачи либо настраиваемый столбец для хранения информации о виде связи.

Для установки связи между двумя задачами нужно понять, какая из задач в паре будет главной, определяющей, а какая – зависимой. Главная задача называется предшественником, зависимая – последователем. MS Project поддерживает 4 типа связей:

• Окончание – начало (Finish-to-Start) – ОН

Если между задачами № 1 и 2 стоит такая связь, это означает, что задача 2 (последователь) не может начаться раньше, чем окончится задача 1 (предшественник).

Это самый распространенный тип связи, поэтому он применяется по умолчанию, когда вы решаете связать задачи. Пока не закончится задача 1, не может начаться задача 2.

• Начало– Начало (Start-to-Start) – НН

Если между задачами № 1 и 2 стоит такая связь, это означает, что задача 2 (последователь) не может начаться раньше, чем начнется задача 1 (предшественник).

Этот тип связи применяется для ускорения работы. По сути, это запараллеливание работ. Но пока не начнется задача 1, задачу 2 начинать нельзя. Например, написанные тексты (задача 1) должны редактироваться (задача 2). В принципе, эти работы можно выполнять параллельно, но пока автор не напишет какой-то текст, редактировать будет нечего.

• Окончание – Окончание (Finish-to-Finish) – ОО

Если между задачами № 1 и 2 стоит такая связь, это означает, что задача 2 не может окончиться раньше, чем окончится задача 1.

Этот тип тоже применяется для ускорения работы, запараллеливая задачи. Пока не закончится задача 1 (предшественник), задачу 2 заканчивать нельзя. Например, пока не закончится строительство дома (задача 1), заканчивать вывоз мусора (задача 2) нельзя.

• Начало — Окончание (Start-to-Finish) – НО

Если между задачами № 1 и 2 стоит такая связь, это означает, что задача 2 не может окончиться раньше, чем начнется задача 1.

Экзотический тип связи, применяется редко, в тех случаях, когда определяющую роль в связи играет не та задача, которая заканчивается, а та, которая начинается. Для лучшего понимания проиллюстрирую примером. Первая задача – подготовка студентов к экзамену, вторая – сам экзамен. В принципе, сначала студенты готовятся, потом наступает экзамен. Но если между этими двумя задачами поставить связь Окончание-Начало, получится, что пока студенты не закончат подготовку, экзамен начинать нельзя. Сами понимаете, что в этом случае мы рискуем никогда не начать экзамен J. Мы меняем задачи местами и применяем к ним тип связи Начало – Окончание. Теперь пока не начнется экзамен (задача 1), студенты должны готовиться (задача 2).

Длительность – это количество рабочих периодов между временем начала и временем окончания задачи. Т.е. если мы приступаем к задаче утром в понедельник, а заканчиваем вечером в пятницу – длительность – 5 дней. Мы можем посвятить непосредственной работе над задачей не полный рабочий день, а по 2 часа в день, например. Тогда трудозатраты этой задачи будут равны 10 часов.

Т.е. длительность и трудозатраты – две разные временные оценки задач.

Для ввода оценок длительности используется столбец Длительность в таблице задач. Вводим количество единиц времени и их буквенное обозначение, без пробелов и точек.

Например: 6н, 5мес, 3,5д.

По умолчанию, длительность оценивается в днях. Буквенное обозначение дней в этом случае можно не указывать. Если в нашем проекте чаще используются другие единицы времени  для оценки – настройку можно сменить (см. Настройка единиц времени по умолчанию).

Длительность можно оценивать в:

Единица	Обозначение в русской версии	Обозначение в англ.версии
минутах	м	m
Часах	ч	h
Днях	д	d
Неделях	н	w
Месяцах	мес	mo

Длительность может быть задана в дробных единицах, а также в астрономических.

Иногда рассчитанный общий временной резерв настолько невелик, что задачу тоже можно считать критической. Например, если резерв задачи 1 день, в то время как длительности задач оцениваются неделями. За 1 день вряд ли можно успеть принять эффективное решение для того, чтобы избежать срыва сроков. И некритическая, казалось бы, задача легко может стать критической.

Хороший руководитель проекта оценивает не только критический, но и «околокритический» (near-critical) путь.

В MS Project есть хорошая настройка для анализа «околокритического» пути.

В окне Файл – Параметры на вкладке Дополнительно следует спуститься в самый низ вкладки и указать в поле Считать критическими задачи, имеющие резерв не более … дн – нужное значение. Затем нажать ОК.

Теперь программа и «околокритические» задачи будет отображать как критические.