Задействования – инструмент согласования использования ресурса

Сравнительно новый инструмент в Project Server (начиная с 2016 версии) и в Project Online служит для согласования в системе использования ресурсов с их руководителями.

Для того, чтобы ресурс подлежал согласованию, необходимо проставить в поле Требуется задействование значение Да. Это можно сделать в Центре ресурсов, открыв страницу ресурса для редактирования и поставив флажок Ресурс требует утверждения для всех назначений проекта.

Задействования в Project

Руководитель проекта работает с задействованиями через Project Professional. После создания проектной группы при попытке назначить такой ресурс на задачи руководитель проекта увидит в столбце с индикаторами сообщение Назначение для этой задачи требует задействования или конфликтует с существующим.

Задействования в Project

При щелчке правой кнопки мыши по сообщению можно просмотреть данные в представлении Использование задач или переключиться в Инспектор задействований.

Задействования в Project

Для работы с задействованиями существует представление План ресурсов со своей вкладкой ленты Задействования.

Задействования в Project

Задействования в Project

Также для упрощения работы создан инструмент Инспектор задействований.

Задействования в Project

В плане ресурсов можно создавать задействования (запросы на использование ресурса), отправлять их на рассмотрение руководителю ресурсов, обновлять статусы своих запросов.

Задействования в Project

В задействовании можно запросить ресурс, указать временные рамки, количество часов или % загрузки ресурса, написать обоснование.

Руководитель ресурсов работает в браузере на специальной странице Запросы на ресурсы, на которую можно перейти из Центра ресурсов, с вкладки Ресурсы.

Задействования в Project

Здесь размещается список всех запросов на предварительно отмеченный в Центре ресурсов список ресурсов. Можно предложить руководителю проекта использовать другой ресурс вместо заказанного, выделить его на другой объем времени, принять или отклонить запрос.

Задействования в Project

На вкладке Параметры возможна настройка периода времени для отображения запросов, а также единиц трудозатрат и цены деления шкалы времени.

На вкладке Задействования можно добавлять задействования вручную, корректировать и удалять их.

Задействования в Project

Задействования в Project

Просмотр запросов возможен в разных представлениях, а также в виде таблицы или с повременной детализацией.

Сохранение базового плана проекта в Project Online

Для того, чтобы зафиксировать версию плана, утвержденную руководством или заказчиками, выявлять отклонения текущего плана от утвержденного, строить отчеты по отклонениям и применять корректирующие воздействия, для проекта задается базовый план. Чтобы его сохранить, необходимо:

  1. Открыть домашнюю страницу Project Online.
  2. Перейти по ссылке Проекты в панели навигации слева.Как сохранить базовый план в Project Online
  3. Перейти в нужный проект, щелкнув его имя.Как сохранить базовый план в Project Online
  4. На странице проекта перейти по ссылке Календарный план в панели навигации слева.
  5. Для выполнения следующих шагов проект должен находиться в режиме правки. Если проект не находится в режиме правки, то на вкладке Проект нажать кнопку Правка.Как сохранить базовый план в Project Online
  6. При этом проект должен перейти в режим правки, о чем будет информировать сообщение Выполнено извлечение вами.Как сохранить базовый план в Project Online
  7. На вкладке Задача щелкнуть кнопку Задать базовый план. В выпадающем меню щелкнуть Задать базовый план и выбрать номер базового плана, который вы хотите сохранить.Как сохранить базовый план в Project Online
  8. На ленте щелкнуть вкладку Проект и нажать кнопку Опубликовать.
  9. После завершения процесса публикации щелкнуть кнопку Закрыть.

Как сохранить базовый план в Project Online

При этом проект будет сохранен, разблокирован и доступен для редактирования другими пользователями.

Подключение к данным Project Online из Excel

Для подключения к данным проектов, ресурсов, задач, назначений, рисков, расписаний (табелей учета рабочего времени) и другим из Excel нужно знать адрес сайта с PWA, например,

https://mydomen.sharepoint.com/sites/pwa

В Excel на вкладке Данные щелкнуть кнопку Получить данные и выбрать Из других источников – Из канала OData

Получить данные из OData

В окно Канал OData скопировать URL – адрес и дописать в строку /_api/ProjectData, нажать ОК.

Ввод строки подключенияПри появлении окна Канал OData выбрать вкладку Учетная запись в организации и выполнить вход.

Вход в учетную записьВ окне Навигатор слева выбрать таблицы для отчета. Если надо выбрать несколько таблиц, используем флажок Несколько элементов. Нажимаем кнопку Выбор связанных таблиц для того, чтобы все необходимые справочные данные из других таблиц также были загружены в запрос.

Возможно изменить запрос к данным уже в этом окне, используя кнопку Изменить.

Выбор таблиц для отчетаДалее справа от кнопки Загрузить надо нажать стрелку и выбрать Загрузить в:

Выбор настроек для загрузки данныхВ окне Импорт данных задать нужные параметры для отчета:

Настройка импорта данныхСформировать нужный отчет, выбирая поля из таблиц, используя штатные инструменты Excel.

Пример отчета в Excel

Работа с группами и категориями пользователей

Задача: руководителям проектов надо иметь возможность просматривать планы коллег без права редактирования и планы подчиненных с возможностью редактирования.

Этот алгоритм применяется в случае использования режима разрешений Project.

  1. Заполняем таблицу подстановки для поля СДРес:

Параметры сервера – Корпоративные настраиваемые поля и таблицы подстановки.

Работа с группами и категориями пользователей в Project

  1. Указываем значение для поля СДРес для пользователей:

Параметры сервера – Управление пользователями, для каждого указываем значение.

Работа с группами и категориями пользователей в Project

В примере user15 по отношению к остальным находится на уровень ниже.

  1. Проверяем категорию Мои проекты:

Параметры сервера – Управление категориями – Мои проекты

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Указываем, какие представления может видеть пользователь для своих проектов, раскрываем раздел Разрешения, проверяем набор флажков разрешений по отношению к своим проектам:

Работа с группами и категориями пользователей в Project

  1. Создаем категорию Проекты коллег.

Параметры сервера – Управление категориями – Создать категорию.

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Определяем представления, в которых разрешается просматривать проекты коллег.

Определяем разрешения по отношению к проектам коллег в разделе Разрешения. Указываем в ней группу – Руководители проектов.

 

Работа с группами и категориями пользователей в Project

  1. Создаем категорию Проекты подчиненных.

Параметры сервера – Управление категориями – Создать категорию.

Работа с группами и категориями пользователей в Project

В разделе Разрешения добавляем группу Руководители проектов и определяем разрешения на проекты подчиненных:

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Проверяем.

Я – user3, ведущий специалист.

Могу открывать проект коллеги по СДРес, МОД Администратора, но не могу его редактировать:

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Могу открывать проект подчиненного, user15, и могу редактировать его:

Работа с группами и категориями пользователей в Project

Работа с группами и категориями пользователей в Project